Tutoriel Google Sheets

Tutoriel Google Sheets pour les débutants

Google Sheets est un outil puissant que vous pouvez utiliser pour une variété de tâches basées sur les données. En même temps, pour entrer dans les subtilités que GSheets peut fournir, vous devez commencer par les bases. Et ce tutoriel pour débutants est destiné à vous aider. Nous y voilà!

 

Avant de commencer, assurez-vous que vous disposez d’un compte Google actif. Si vous n’en avez pas, nous vous recommandons de prendre quelques minutes pour le créer. Le tutoriel sera plus utile si vous conciliez tout de suite théorie et pratique. Si vous préférez regarder plutôt que lire, consultez la version YouTube de ce didacticiel.

Comment créer et trouver une feuille de calcul dans Google Drive

Pour créer une nouvelle feuille de calcul, accédez à Google Drive . Il contient des dossiers et des fichiers, et vous devez créer un nouveau dossier en cliquant sur + Nouveau en haut. Appelons-leGoogle Sheets pour les débutants. Cliquez sur Créer pour continuer.

Tutoriel Google Sheets - Étape 1

Après cela, vous pouvez créer une nouvelle feuille Google : Allez dans le dossier → Cliquez sur + Nouveau en haut → Google Sheets → sélectionnez si vous souhaitez créer une feuille vierge ou utiliser un modèle. Pour les modèles, vous pouvez soit créer et télécharger des modèles spécifiques à votre organisation, soit utiliser la galerie de modèles Google. Choisissons une feuille vierge maintenant.

Tutoriel Google Sheets - comment créer une nouvelle feuille de calcul

Comment créer une feuille de calcul avec sheets.new

L’une des astuces les plus intéressantes pour créer une feuille de calcul Google consiste à utiliser .new . Tapez sheets.new dans votre navigateur et vous obtenez immédiatement une nouvelle feuille de calcul créée ! Il est automatiquement enregistré sur votre Google Drive.

Nommez la feuille de calcul dans le coin supérieur gauche pour la retrouver facilement la prochaine fois en utilisant la recherche dans Google Drive. Si vous souhaitez l’organiser, cliquez sur l’icône du dossier. Ici, vous pouvez soit créer un nouveau dossier pour stocker ce fichier, soit en sélectionner un existant.

Tutoriel Google Sheets - conseils pour créer une nouvelle feuille de calcul

Comment télécharger une feuille de calcul existante

Vous pouvez télécharger votre fichier Excel ou CSV et le convertir en feuille de calcul Google. Pour cela, vous devez faire glisser et déposer votre fichier dans le dossier sur Google Drive. Pour plusieurs fichiers, accédez au menu Paramètres et sélectionnez Convertir les fichiers téléchargés pour éviter de convertir chaque fichier manuellement. Désormais, tout fichier ajouté à GDrive sera automatiquement converti sans copies.

Tutoriel Google Sheets - Comment importer une feuille de calcul

Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas apporter de modifications à votre fichier Excel ou CSV après la conversion, ne vous inquiétez pas. Pour le rendre modifiable, cliquez sur Ouvrir avec Google Sheets en haut. Google créera une copie de Google Sheet dans le même dossier.

Travailler avec des feuilles de calcul

Revenons à notre feuille de calcul vierge. Gardez à l’esprit que Google Drive enregistre automatiquement chaque modification que vous apportez. Ce message en haut indique toujours quand une modification a été enregistrée.

Guide Google Sheets - travailler avec des feuilles de calcul

Ajouter, renommer, supprimer et autres manipulations avec des feuilles

Une feuille de calcul peut contenir plusieurs feuilles. Nous vous conseillons d’en utiliser des distincts pour organiser vos données brutes, vos calculs et vos tableaux de bord. Vous pouvez trouver des feuilles en bas. Pour renommer une feuille, double-cliquez dessus et tapez le nom que vous voulez. Pour ajouter une feuille de plus, cliquez sur le plus et une nouvelle feuille apparaît.

Guide Google Sheets - principes de base du travail avec Google Sheets

Vous pouvez modifier l’ordre en cliquant sur la feuille, en la maintenant et en la faisant glisser au bon endroit. Si vous faites un clic droit sur la feuille, vous pouvez la supprimer, la dupliquer, voire la copier dans une autre feuille de calcul de votre Google Drive.

Guide Google Sheets - principes de base de la manipulation des feuilles Google

Vous pouvez également changer la couleur de chaque feuille. Le codage couleur peut être très utile si vous avez plusieurs feuilles avec des données brutes et des calculs.

Si vous cliquez sur Toutes les feuilles , vous verrez la liste avec des repères de couleur et pourrez les parcourir. Cela aide beaucoup si vous avez 10 ou 20 feuilles dans le même fichier et qu’elles sont masquées à droite.

Guide Google Sheets - principes de base de l'utilisation des feuilles

Structure de la feuille

Chaque feuille contient des cellules, des colonnes et des lignes.

Colonnes et lignes

Les colonnes sont indiquées par ordre alphabétique. Les lignes sont indiquées numériquement.

Structure de Google Sheets

Sélectionnez toute la colonne ou toute la ligne en cliquant sur l’index. Si vous faites un clic droit, vous pouvez voir une liste d’options à faire avec une ligne ou une colonne : couper, copier, masquer, redimensionner, etc. Vous pouvez également insérer une nouvelle colonne à gauche ou à droite. Lorsque vous faites cela, n’oubliez pas que la feuille de calcul copiera le format de la colonne d’origine que vous avez sélectionnée dans la colonne nouvellement créée. De même, vous pouvez insérer de nouvelles lignes au-dessus ou en dessous.

Pour sélectionner toute la feuille, utilisez ce bouton dans le coin supérieur gauche.

Structure Google Sheets - sélectionnez la feuille entière

Vous pouvez également figer des colonnes et des lignes (les garder visibles à tout moment) avec ces marqueurs.

Structure Google Sheets - figer les colonnes dans les feuilles Google

Cellules

Les cellules vous permettent à la fois de stocker des données et d’effectuer des calculs basés sur les données d’autres cellules. Chaque cellule a un index – une combinaison des index de colonne et de ligne. Les exemples sont A1 , B2 , C3 , etc. Les index sont très utiles pour sélectionner différentes plages de cellules.

Par exemple, si vous devez additionner une plage spécifique de cellules, vous pouvez les sélectionner en cliquant sur la première cellule et en faisant glisser toute la plage. Cependant, si vous avez un ensemble de données beaucoup plus volumineux avec lequel travailler, vous pouvez taper l’index de cellule où commence la plage, deux-points et le dernier index de cellule. Ainsi, SUM (E2:E243) signifie que toutes les valeurs partant de la cellule indexée E2 jusqu’à la cellule indexée E243 seront sommées. Voici les façons les plus courantes de sélectionner différentes plages :

  • (A2,A5) – pour n’utiliser que les valeurs de A2 et A5. Maintenez la touche Commande (pour Mac) ou Ctrl (pour PC) enfoncée et cliquez sur les cellules à sélectionner.
  • (A2:A5) – pour utiliser toutes les valeurs des cellules de A2 à A5. Cliquez sur la première cellule et faites glisser pour sélectionner d’autres cellules.
  • (A:A) – pour utiliser tous les nombres de la colonne. Cliquez simplement sur l’index de la colonne pour le sélectionner.
  • (A3:A) – pour utiliser toutes les valeurs de A3 à la fin de la colonne.
  • (2:2) – pour utiliser les valeurs de la ligne 2. Cliquez simplement sur l’index de ligne pour le sélectionner.
  • (A2:2) – pour utiliser les valeurs de A2 jusqu’à la fin de la ligne.

Types de données

Vous pouvez saisir du texte, des informations numériques, des dates, des devises. Pour saisir des données dans la feuille, cliquez sur la cellule. Vous pouvez simplement taper les données tout de suite ou utiliser un champ ici en haut. Vous pouvez ajuster la taille du champ. Mais n’oubliez pas de sélectionner la bonne cellule avant d’utiliser ce champ de saisie. La saisie de données ici est très utile lorsque vous travaillez avec de grandes fonctions.

Google Sheets for Beginners - différents types de données dans Gsheets

La feuille de calcul reconnaît automatiquement le type de données que vous saisissez. Le texte est aligné à gauche, les chiffres et les dates – à droite. Cependant, vous pouvez ajuster le format manuellement. UtiliserFORMATpour sélectionner le type de données que vous saisissez.

Google Sheets for Beginners - choisissez les types de données dans Gsheets

Les boutons du menu vous permettent de convertir des nombres en $ ou en %, ainsi que de diminuer ou d’augmenter les décimales.

Google Sheets for Beginners - manipulations avec les types de données dans Gsheets

Formatage des données

Pour appliquer la mise en forme du texte, vous devez sélectionner les cellules souhaitées et concevoir vos textes en utilisant la police, la taille du texte, le gras, l’italique, le barré, la couleur du texte, etc.

Google Sheets pour les débutants - options de formatage des données

Vous pouvez gérer l’habillage du texte dans chaque cellule à l’aide de ce bouton dans le menu. Il vous permet de déborder, d’envelopper ou de couper du texte. Une autre option consiste à redimensionner les colonnes manuellement.

Google Sheets pour les débutants - habillage du texte

Si vous souhaitez colorer des cellules pour marquer les en-têtes, différents types de données ou des cellules contenant des formules et des résultats de fonction, sélectionnez les cellules et utilisez le bouton de couleur de remplissage.

Google Sheets for Beginners - marquez les en-têtes, les différents types de données ou les cellules contenant des formules

Vous pouvez également ajouter des bordures visibles à l’aide de ce bouton dans le menu. Il est utile si vous souhaitez imprimer les résultats. Sélectionnez les cellules dont vous souhaitez afficher les bordures et appliquez l’option correspondante : toutes les bordures, bordures internes, une bordure en haut, en bas, à gauche ou à droite, etc. La conception de vos bordures (couleur et style) peut également être ajustée.

Google Sheets for Beginners - ajouter des bordures visibles aux cellules

Dans le même temps, nous vous déconseillons d’utiliser les bordures. Si vous déplacez la cellule, la colonne ou la ligne, la bordure se déplacera également. Par conséquent, vous devrez reformater votre feuille encore et encore.

Raccourcis Google Sheets

Voici quelques raccourcis clavier et fonctions de clavier que vous pouvez utiliser lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul.

    • Pour vous déplacer dans la feuille, vous pouvez utiliser les flèches du clavier.

Raccourcis des feuilles de calcul Google

    • Des raccourcis clavier réguliers sont également disponibles avec Google Sheets : Raccourcis clavier des feuilles de calcul Google
      Remarque importante : si vous copiez plusieurs cellules, la sortie collée contiendra les mêmes cellules dans le même ordre. Cela pourrait réécrire les données, alors assurez-vous de coller dans des cellules vides.
      Il existe différentes parties des données que vous pouvez coller une fois copiées. Lorsque vous copiez un ensemble, faites un clic droit sur la cellule et choisissez Collage spécial pour sélectionner ce que vous voulez coller : valeurs uniquement, format uniquement, etc. Raccourcis de collage de feuilles de calcul GoogleUne fonctionnalité vraiment intéressante de Google Sheets est Coller transposé . Il retourne les données collées : ce qui était dans les colonnes apparaîtra maintenant dans les lignes et vice versa.

Google Spreadsheets coller le raccourci transposé

  • Il existe un raccourci clavier pour sélectionner un ensemble – Commande + Maj + Flèche de direction pour Mac / Contrôle + Maj + Flèche de direction pour PC.
    Touche de raccourci Google Spreadsheets pour Mac et PC
    Cliquez sur la cellule à partir de laquelle vous voulez commencer et appuyez sur Commande/Ctrl+Maj. Si vous utilisez la flèche droite, toutes les cellules contenant des valeurs à droite seront sélectionnées. Si vous appuyez dessus une fois de plus, toutes les cellules de la ligne seront sélectionnées. Utilisez la flèche gauche pour sélectionner les cellules avec des valeurs uniquement.
    Maintenant, vous pouvez appuyer sur Commande/Ctrl+Maj+Bas, et Google Sheets étendra la sélection à toutes les colonnes de l’ensemble. Vous pouvez sélectionner deux cellules individuelles en maintenant la touche Commande pour Mac ou la touche Contrôle pour PC.

Feuilles de calcul intelligentes

Si vous saisissez du texte et tirez sur le coin inférieur droit, il copiera simplement ce texte dans la cellule suivante. Cependant, la feuille de calcul est intelligente. Si vous saisissez une date ou un jour de la semaine/du mois, sélectionnez-le, faites-le glisser et la séquence sera développée. Il en va de même pour les nombres si vous en sélectionnez deux et faites glisser le coin inférieur droit de la cellule.

Les cellules vous permettent à la fois de stocker des données et d’effectuer des calculs basés sur les données d’autres cellules. Pour effectuer des calculs, utilisez des opérateurs mathématiques simples dans des feuilles de calcul.

Calculs Google Sheets

Par exemple, vous devez compter la somme des salaires mensuels de vos employés. Ajoutez d’abord un en-tête de colonne –Total des salaires. Sélectionnez une cellule, tapez un signe égal, cliquez sur les cellules avec des salaires et ajoutez un plus entre elles.

Calculs de somme Google Sheets

Vous pouvez ajouter des nombres manuellement ou vous référer aux cellules avec des valeurs. Appuyez sur Entrée et voici la somme des salaires.

Si vous souhaitez obtenir un salaire moyen, ajoutez un en-tête de colonneMoyenne des salaires, tapez un signe égal, cliquez sur la cellule contenant la valeur totale et divisez-la (/) par 3.

Calcul de la moyenne de Google Sheets

S’il existe un calcul répétable et que vous faites glisser le coin inférieur droit vers le bas, la feuille de calcul étendra le calcul en utilisant les valeurs des nouvelles lignes.

Comptons le salaire annuel de nos employés présumés. Créer une nouvelle colonne, ajouter un en-têteSalaire annuel. Maintenant, tapez un signe égal, référez-vous à la cellule avec le salaire mensuel en cliquant dessus ou tapez son index de cellule, et multipliez-le (*) par 12. Appuyez sur Entrée.

Google Sheets - comment multiplier

Si vous faites glisser cette cellule vers le bas, elle copiera la formule pour les autres employés. Le salaire annuel sera calculé différemment pour chacun d’eux en fonction de leurs revenus mensuels, car le tableur fait référence à des valeurs différentes pour chaque nouvelle ligne.

Utilisation des données de différentes feuilles

Vous pouvez faire référence à des cellules dans la même feuille ou dans une autre feuille. De plus, vous pouvez vous référer à une feuille de calcul totalement différente de votre GDrive. Ajoutons le nombre de mois à une cellule distincte de la feuille de données et référons-y dans la formule. Ajoutez-le au champ de formule et appuyez sur Entrée.

Google Sheets - données de référence

Si vous faites glisser cette formule, elle ne fonctionnera pas correctement. Le nombre de mois doit rester le même pour toutes les formules copiées. Pour cela, vous pouvez ancrer les valeurs à l’intérieur de la formule à l’aide du signe dollar ($). Mettez $ avant la lettre pour verrouiller celle-ci si la formule se déplace vers une nouvelle colonne, et mettez $ avant le nombre pour ancrer cette valeur lors du déplacement vers une autre ligne.

Google Sheets - ancrer les données dans les cellules

Dans cet exemple, vous devez verrouiller le nombre car la formule est copiée dans plusieurs nouvelles lignes. Après cela, si vous le faites glisser à nouveau, la formule fonctionnera. Utilisez cette astuce visuelle jusqu’à ce que vous maîtrisiez l’ancre $ dans les feuilles de calcul :

Tutoriel Google Sheets - l'ancre $ dans les conseils des feuilles de calcul

Fonctions dans Google Sheets

L’une des fonctionnalités les plus utiles de Google Sheets consiste à utiliser différentes fonctions. Pour utiliser une fonction, placez un signe égal dans une cellule et commencez à taper le nom de la fonction. Une fois que vous avez fait cela, la liste des fonctions possibles apparaîtra et vous pourrez en choisir une.

Fonctionnalités de Google Sheets

Vous pouvez également trouver une liste de fonctions rapides dans le menu.

Exemple de fonctions rapides de Google Sheets

Essayons l’une des fonctions les plus courantes – SUM . Cliquez sur une nouvelle cellule, sélectionnez la fonction ( SOMME ) puis sélectionnez la plage à additionner (salaires mensuels par exemple). Appuyez sur Entrée et obtenez le résultat ! Regardez notre vidéo sur les fonctions avancées SUM, SUMIF, SUMIFS pour totaliser des valeurs en fonction d’un critère spécifique.

Tutoriel sur les fonctions de Google Sheets

D’autres fonctions vous permettent de calculer la valeur moyenne ( =AVERAGE() ), de compter les éléments dans la plage sélectionnée ( =COUNT() ), de télécharger des données à partir d’une autre feuille de calcul ( =IMPORTRANGE() ), etc. Suivez la même logique : un signe égal, un nom de fonction, ouvrez des parenthèses, ajoutez une plage, fermez des parenthèses, appuyez sur Entrée. Il existe un grand nombre de fonctions dans Google Sheets. Abonnez-vous à la chaîne de Railsware pour découvrir les plus utiles.

Collaborer dans une feuille de calcul à l’aide de commentaires et de notes

Le dernier mais pas des moindres. Google Sheets est un excellent outil permettant aux équipes de collaborer sur des données. Il existe plusieurs fonctionnalités qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble dans une feuille de calcul en même temps.

Si vous travaillez avec vos coéquipiers sur le même document, mais pas en même temps, vous pouvez leur laisser vos commentaires et notes. Faites un clic droit sur la cellule et insérez un commentaire ou une note. Les notes apparaissent si vous survolez la cellule. Ils sont utilisés pour ajouter des descriptions aux données dans les cellules. Vous pouvez laisser des explications et des conseils à vos collègues dans des notes.

Commentaires sur Google Sheets et éléments d'action

Les commentaires sont exploitables. Vous pouvez voir qui est l’auteur du commentaire, répondre, poser des questions supplémentaires, marquer les utilisateurs et même avoir une boîte de dialogue sur le problème. Vous pouvez marquer les personnes qui doivent agir sur ce commentaire en tapant + et un e-mail de la personne. Par example,+john.smith@company.com. Ils seront avertis par e-mail et par tout autre outil intégré (nous utilisons Slack, par exemple). Les commentaires sont souvent utilisés pour le suivi des tâches. Une fois le problème résolu, l’auteur doit marquer le commentaire comme résolu.

Exemple de commentaires et d'éléments d'action Google Sheets

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