trucs et astuces Google Sheets

20 trucs et astuces impressionnants pour Google Sheets (feuille de calcul)

Lorsque vous démarrez avec une nouvelle application comme Google Sheets, vous souhaitez connaître tous les trucs et astuces que vous pouvez utiliser pour en tirer le meilleur parti. Plus vite vous apprendrez les astuces du tableur, plus vous serez efficace dans cette application.

Les feuilles de calcul ont beaucoup de puissance, peu importe la façon dont vous les utilisez. Ils sont faciles à utiliser, mais il y a beaucoup plus de puissance pour travailler avec des données à mesure que vous apprenez plus de fonctions et de fonctionnalités de l’application de tableur que vous avez choisie.

Dans ce didacticiel, nous allons plonger dans 20 astuces Google Sheets qui ne manqueront pas de vous faire gagner du temps et de vous aider à utiliser les feuilles de calcul d’une manière à laquelle vous n’aviez pas pensé auparavant.

Google Sheets 20 trucs et astuces

1. Ajouter des images à l’intérieur des feuilles

Qui a dit que les feuilles de calcul Google ne devaient être que des lignes et des colonnes de données ? Vous pouvez ajouter des images à une feuille de calcul pour un peu de créativité ou de style.

Pour utiliser cette fonction, essayez la  fonction =IMAGE  . Déposez simplement l’URL de l’image que vous souhaitez utiliser dans votre feuille et fermez-la pour l’ajouter directement à l’intérieur de la feuille de calcul.

Comment utiliser IMAGE dans Google Sheets

2. Récupérer des données à partir d’autres feuilles de calcul Google

L’une des choses les plus courantes que les utilisateurs de feuilles de calcul feront est de connecter différentes feuilles de calcul 

La fonction que vous voudrez essayer s’appelle  IMPORTRANGE .  Avec la fonction IMPORTRANGE , vous pouvez en fait vous connecter à une feuille Google entièrement différente et extraire des données. Mieux encore, il reste à jour.

Pour utiliser cette fonction, essayez la syntaxe ci-dessous :

=IMPORTRANGE("Url of Sheet to link to", "Sheet and cell references")

Voici un exemple d’une fonction finie pour extraire des données à l’aide de IMPORTRANGE :

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xrGsOD-yXuORqd8cFg21XOo3ZIw9QbSiNDcnSEatlPM/edit#gid=0", "Sheet1!A:A")

3. Apprenez les formules dans l’application

Mes outils préférés vous aident à aborder la courbe d’apprentissage tout en utilisant l’application, et Sheets n’est pas en reste dans ce département. Vous pouvez commencer à taper une fonction et Sheets affichera l’utilisation de la syntaxe pour cette fonction spécifique, ainsi que des conseils Google Sheets sur la façon de l’utiliser.

Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez simplement à taper une formule en tapant un signe égal dans une cellule, puis le nom de la formule. Après avoir ouvert la parenthèse, vous pouvez voir une fenêtre contextuelle qui vous apprendra à l’utiliser.

Formule affichée dans VLOOKUP
Commencez simplement à saisir une fonction et laissez-la ouverte pour l’apprendre directement dans Sheets.

4. Connecter les feuilles à d’autres services

Étant donné que Sheets vit dans un navigateur Web et est connecté par défaut, il est logique de le connecter à d’autres services Web. Imaginez pouvoir récupérer des données provenant d’autres sources telles que Twitter, Instagram, etc.

Vous pouvez le faire grâce à des services de connectivité comme IFTTT et Zapier. Au lieu de télécharger des données à partir de ces services et de les reformater pour Sheets, vous pouvez utiliser ces services pour vous asseoir au milieu et partager automatiquement des données entre les services.

Voyez un exemple de cela en action avec le didacticiel ci-dessous, en utilisant IFTTT pour une variété de connexions entre Sheets et les services.

5. Verrouiller les cellules pour empêcher les modifications indésirables

Sheets est excellent pour la collaboration, car vous pouvez facilement inviter d’autres utilisateurs à travailler dans la même feuille de calcul. Mais, vous devrez peut-être encore prendre des mesures pour vous assurer que 

Vous pouvez commencer avec cette fonctionnalité en accédant à l’  option de menu Données > Feuilles et plages protégées  . Un menu s’ouvrira sur le côté droit qui vous permettra de simplement cliquer et faire glisser sur les données qui doivent être protégées.

Feuilles et plages protégées
Gérez vos données protégées à partir de l’option de menu Données > Feuilles et plages protégées.

Consultez le guide complet pour gérer l’intégrité de vos feuilles de calcul avec le tutoriel ci-dessous :

6. Nettoyer le texte avec des fonctions

Avez-vous déjà eu du texte désordonné, comme tout texte en majuscule ou en minuscule qui a besoin d’un peu de nettoyage ? Sheets a des fonctions qui vous aident à le faire sans avoir à retaper manuellement les données.

Pour utiliser cette astuce de feuille de calcul Google, essayez certaines des fonctions suivantes sur vos données :

  • UPPER – transforme toutes les données en majuscules
  • LOWER –  transforme toutes les données en minuscules
  • TRIM  – supprime les espaces de début et de fin dans les données

7. Filtrer les feuilles de calcul pour trouver des données spécifiques

Le filtrage peut vous aider à affiner ce qui s’affiche activement dans la feuille de calcul, et c’est une véritable bouée de sauvetage lorsque vous avez d’énormes ensembles de données à traiter.

Appuyez simplement sur le bouton de filtre (illustré ci-dessous) pour ajouter des boutons de filtre à votre tableau. Ensuite, cliquez sur le bouton de filtre sur la colonne et affinez ce qui s’affiche.

Filtrer les données dans Google Sheets
Cliquez sur l’icône Filtrer dans la barre d’outils pour commencer à filtrer les données d’un tableau.

8. Utilisez l’IA pour créer des graphiques et des rapports

Parfois, Google Sheets est plus intelligent que cet utilisateur. C’est grâce à l’utilisation croissante par Google de l’intelligence artificielle (IA) pour créer automatiquement des rapports et des graphiques. Au lieu de les créer à partir de zéro, vous pouvez simplement taper des instructions en anglais simple pour générer des graphiques et des rapports.

Pour l’utiliser dans vos propres feuilles de calcul Google, cliquez sur le  bouton Explorer  dans le coin inférieur droit de Sheets. Ensuite, regardez simplement les options intégrées ou essayez de taper un graphique que vous avez en tête pour le générer facilement.

Utiliser l'IA pour créer des graphiques et des rapports
En mettant simplement en surbrillance les données et en cliquant sur « Explorer », Sheets propose de nombreuses idées pour les tendances importantes de vos données.

Assurez-vous de consulter le screencast rapide ci-dessous pour voir cette astuce en action :

9. Essayez les raccourcis clavier pour les tâches courantes

Les experts savent que l’une des parties les plus importantes de Google Sheets est d’apprendre les secrets de sa navigation. Je dis toujours que tout ce qui peut être fait avec la souris peut être fait plus rapidement avec un clavier.

Consultez le didacticiel complet ci-dessous qui contient certains des meilleurs trucs et astuces pour les raccourcis Google Sheets :

10. Convertir des fichiers Excel en feuilles

Cette astuce Google Sheet pourrait être parfaite si vous vous demandez comment vous pouvez commencer à convertir vos fichiers au format Microsoft Excel. Même si vous commencez avec des fichiers de feuille de calcul .XLSX, vous pouvez réellement les convertir au format Sheets et commencer à les utiliser immédiatement.

Ce processus est assez simple et ne nécessite que quelques glisser-déposer. Consultez le didacticiel rapide ci-dessous pour convertir des feuilles de calcul Excel en feuilles :

11. Traduire du texte sans aucune autre application

La connexion au service de traduction de Google est très simple. En fait, vous pouvez traduire du texte directement dans une feuille de calcul. Voici un exemple d’utilisation de la fonction GOOGLETTRANSLATE du français vers l’anglais :

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi","fr","en")

Vous pouvez l’utiliser au lieu de copier et coller le texte dans les deux sens à partir de la petite boîte sur Google Translate. Pointez simplement cette fonction vers une cellule avec du texte tapé à la place.

12. Utilisez des macros pour effectuer des tâches répétitives

Une  macro  capture les tâches répétées et facilite leur répétition. Si vous faites les mêmes étapes encore et encore, vous devez essayer cette fonctionnalité. 

Pour commencer, allez dans le  menu Outils  et choisissez  Macros > Enregistrer une macro. Ensuite, suivez les étapes que vous voudrez répéter plus tard et enregistrez-les. 

Qu’il s’agisse d’appliquer le formatage ou de réorganiser les colonnes de la même manière à chaque fois, cette option est vraiment utile pour gagner du temps. Il vous suffit de lire la macro à partir de ce menu Outils pour répéter la tâche.

Utiliser des macros dans Sheets
Utilisez le  menu Outils > Macros  pour enregistrer et exécuter des macros dans votre feuille de calcul.

13. Invitez des collaborateurs à votre feuille de calcul

Vous pouvez ajouter d’autres personnes pour travailler sur votre feuille de calcul en quelques clics. Cela inclut des fonctionnalités vraiment impressionnantes, comme regarder les autres travailler dans la feuille de calcul en temps réel.

Pour commencer, cliquez simplement sur le  bouton Partager  dans le coin supérieur droit de l’application Sheets. Ensuite, utilisez le reste de ce didacticiel pour vous assurer que vous contrôlez soigneusement qui accède à la feuille de calcul :

14. Imprimez facilement vos feuilles de calcul 

Les feuilles de calcul ne vivent pas toujours exclusivement à l’écran. Parfois, vous souhaiterez imprimer une feuille de calcul terminée à remettre pour examen et analyse. 

Les feuilles de calcul sont également notoirement difficiles à imprimer. Parce que vous avez un canevas pratiquement illimité de lignes et de colonnes, il faut parfois du travail pour les imprimer sur une page dont la taille est limitée.

Consultez le guide ci-dessous pour vous assurer que vous imprimez correctement vos feuilles de calcul la première fois :

15. Cloner le formatage facilement en deux clics

Les meilleurs conseils Google Sheets sont ceux qui vous font gagner beaucoup de temps. C’est pourquoi j’utilise  Format Painter  pour prendre des cellules déjà formatées et peindre ces mêmes styles dans d’autres cellules.

Commencez par mettre en surbrillance les cellules dont vous souhaitez copier le format. Ensuite, cliquez sur le peintre de format et faites simplement glisser sur les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le formatage.

Exemple de Format Painter
Mettez en surbrillance les cellules à partir desquelles vous souhaitez copier le format, puis cliquez sur le peintre de format et faites glisser sur les cellules à formater.

16. Utilisez des pivots pour analyser facilement les données

Si vous êtes un utilisateur expérimenté de Microsoft Excel, cette astuce Google Sheets va vraiment vous aider à faire le changement. J’adore les tableaux croisés dynamiques pour leur capacité à prendre une grande table de données et à vous aider à y trouver un sens. En gros, considérez les pivots comme un outil de glisser-déposer pour créer un rapport.

Les pivots prennent un certain temps à apprendre et à démarrer, alors assurez-vous de parcourir le guide ci-dessous pour trouver un sens même dans les ensembles de données les plus volumineux :

17. Nettoyer les données avec le formatage

Le formatage donne du sens aux données. Plus la feuille de calcul est grande, plus elle bénéficiera d’une mise en forme qui la rendra plus facile à lire. L’utilisation de fonctionnalités telles que l’alignement, les bordures et les styles de police aidera votre public à trouver un sens simplement en scannant visuellement la feuille de calcul.

L’une de mes ressources préférées pour apprendre la mise en forme est Sheets est liée ci-dessous, et je vous recommande vivement de la consulter. Vous apprendrez non seulement à utiliser les outils et fonctionnalités techniques pour formater les feuilles de calcul Google, mais également  à les  utiliser pour donner du sens à vos données.

18. Obtenir des entrées d’un formulaire dans des feuilles

Une feuille de calcul est un excellent moyen de capturer et de structurer des données, mais l’ajout de données peut prendre du temps. C’est mieux si vous pouvez utiliser un outil comme un formulaire pour obtenir des données des autres dans un format structuré.

Heureusement, Google dispose d’un générateur de formulaires qui prend automatiquement les entrées et les place dans une feuille de calcul. Toute réponse que vous recevrez sera ajoutée à votre feuille de calcul Google.

Parcourez ce processus à l’aide du didacticiel ci-dessous :

19. Récupérez des données financières à jour

Voici une astuce Google Sheets qui, selon moi, me permet d’économiser de nombreuses heures de téléchargement et de saisie manuelles de données. Si vous suivez les données boursières et financières, l’utilisation de la fonction intégrée GOOGLEFINANCE récupère les données à jour du hub de Google.

Voici un exemple d’utilisation de la fonction pour saisir le cours de l’action Amazon à partir du 7 février :

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price",date(2017,2,7))

Assurez-vous également de consulter le guide complet de cette fonction pour tous les trucs et astuces pour que Google Sheets et Google Finance travaillent ensemble :

20. Protégez des feuilles de calcul entières des modifications

Non seulement vous pouvez protéger des cellules ou des plages spécifiques, mais vous pouvez ajouter une protection à des onglets entiers de la feuille de calcul. C’est une excellente idée si vous avez une seule feuille d’entrées ou de variables que vous ne voulez pas que le public modifie. Pensez à utiliser cette astuce lorsque vous partagez votre feuille de calcul.

N’oubliez pas de consulter le didacticiel que j’ai partagé ci-dessus dans cet article sur la protection des feuilles, en passant directement aux informations sur la protection de feuilles entières.

Retour en haut