Airtable est un hybride feuille de calcul-base de données, avec les fonctionnalités d’une base de données mais appliquées à une feuille de calcul . Les champs d’un tableau Airtable sont similaires aux cellules d’une feuille de calcul, mais ont des types tels que « case à cocher », « numéro de téléphone » et « liste déroulante », et peuvent faire référence à des pièces jointes telles que des images. [1] [2]
Les utilisateurs peuvent créer une base de données, configurer des types de colonnes , ajouter des enregistrements , lier des tables entre elles, collaborer , trier des enregistrements et publier des vues sur des sites Web externes
Il est donc clair que les superpuissances de l’outil sont incontestables. Mais qu’est -ce qu’Airtable en fait ? À quoi pouvez-vous l’utiliser et comment pouvez-vous améliorer votre expérience avec la plateforme ?
Dans cet article, vous apprendrez tout sur les feuilles de calcul, les bases de données, les avantages d’Airtable, ce pour quoi vous pouvez utiliser Airtable et comment vous pouvez renforcer votre Airtable avec Softr.
En bref, Airtable est une solution hybride low-code tableur-base de données qui permet aux utilisateurs de transformer leurs données en applications puissantes. Par exemple, les équipes commerciales peuvent utiliser leurs données de contact commercial pour créer un CRM léger.
Airtable se démarque des bases de données et des tableurs traditionnels grâce à sa convivialité et à des fonctionnalités innovantes telles que
Diverses options de champs personnalisables, y compris les codes- barres et les formules
Interface familière de type tableur
Niveaux d’autorisation utilisateur
Modèles prédéfinis, y compris la planification des médias sociaux
Diverses intégrations
Affichages personnalisés
Mais que sont exactement les feuilles de calcul et les bases de données ?
Qu’est-ce qu’une feuille de calcul ?
Nous avons donc mentionné qu’Airtable est essentiellement un hybride tableur-base de données. Mais qu’est-ce qu’un tableur exactement ?
Les feuilles de calcul sont des fichiers qui contiennent des données dans des colonnes, des lignes et des cellules. Ils vous aident à collecter, structurer, trier et filtrer les données.
Les colonnes sont placées sur l’axe X et sont parfois appelées champs. Les lignes sont sur l’axe Y et sont également appelées enregistrements. Un exemple populaire d’application de feuille de calcul est Excel.
L’interface familière de type feuille de calcul d’Airtable vous permet de structurer les informations dans une vue de grille, avec les lignes, colonnes et cellules habituelles.
Décomposons cela avec un exemple simple. Disons que vous avez un reçu pour vos courses. Dans cet exemple, la ligne entière du nom du produit au prix du produit est une ligne (bleue) . Les noms des produits sont contenus dans une colonne (rouge) .
Les feuilles de calcul contiennent des données dans des lignes, des colonnes et des cellules. Dans ce cas, la section bleue est une ligne et la section rouge est une colonne.
Dans les tableurs comme Excel et Google Sheets, les colonnes sont généralement représentées par des lettres, tandis que les lignes sont représentées par des chiffres. Sans titre de colonne, il peut être difficile d’interpréter les données. C’est pourquoi il est recommandé de nommer vos colonnes. Pour notre reçu d’épicerie, cela pourrait ressembler à ceci :
Lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul, il est recommandé de nommer vos colonnes afin de pouvoir interpréter les données plus facilement.
Les feuilles de calcul sont un moyen incroyable de collecter, d’enregistrer et d’exécuter des calculs sur des données. Il existe également différents cas d’utilisation lorsqu’il est nécessaire de sauvegarder d’énormes quantités de données et d’appliquer plus de structure. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une base de données au lieu d’une feuille de calcul.
Qu’est-ce qu’une base de données ?
Les bases de données facilitent le stockage, la gestion et la récupération de vos données. Ils sont au cœur de la plupart des applications que nous utilisons au quotidien.
Facebook, par exemple, possède des bases de données d’utilisateurs, de groupes, de publications, d’événements, etc. Les banques ont également leurs propres bases de données comprenant les noms des clients, les numéros de compte et les factures. Il fut un temps où vous aviez besoin d’une formation en codage pour créer une base de données et de nombreuses compétences techniques pour l’utiliser, mais ce n’est plus le cas maintenant qu’il existe des outils faciles à utiliser comme Airtable.
Vous pouvez remplir vos bases de données Airtable manuellement, en synchronisant ou en important à partir de fichiers externes, ou en collectant des informations via des formulaires Airtable .
Certaines des différences entre les bases de données et les feuilles de calcul sont :
Bases de données
Feuilles de calcul
Les bases de données peuvent être relationnelles.
Les feuilles de calcul sont des documents statiques.
Les bases de données permettent une variété de types de fichiers différents comme des images, des vidéos, des cases à cocher, du texte, la date et l’heure.
La plupart des feuilles de calcul n’autorisent que le texte, les nombres et les formules.
Les bases de données sont moins flexibles, mais offrent une validation des données pour s’assurer que vous n’entrez pas le mauvais type de données dans le mauvais format.
Les feuilles de calcul sont plus flexibles et vous permettent d’inclure tout type de données dans la cellule de votre choix.
Les bases de données sont conçues pour la collaboration.
Vous pouvez partager des feuilles de calcul avec les membres de votre équipe, mais les fonctionnalités de collaboration sont limitées.
Airtable est-il une base de données relationnelle ?
Réponse courte : oui.
La possibilité de lier des enregistrements d’une table à une autre est l’une des fonctionnalités les plus puissantes d’Airtable. Cela crée une relation entre ces deux tables, ce qui signifie qu’Airtable est considérée comme une base de données relationnelle.
Par exemple, imaginez que vous créez une base de données pour votre club de football. Voici quelques-unes des tables dont vous auriez probablement besoin :
Équipes
Joueurs
Entraîneurs
Jeux
Toutes ces tables seront liées à au moins une autre table. Une équipe est composée de joueurs et d’entraîneurs. Un jeu se compose de deux équipes. Dans Airtable, vous créeriez un lien pour chacune de ces relations, ce qui rendrait le remplissage de chaque table encore plus facile.
Quels sont les avantages d’Airtable ?
Airtable vous permet d’interagir plus facilement avec vos données, tout en permettant une gestion programmatique de vos données. Certains des avantages d’Airtable incluent:
De puissantes capacités de collaboration qui permettent aux utilisateurs d’attribuer des tâches et de partager des statuts de projet, tout en facilitant la recherche et le partage de données pertinentes pour les collaborateurs. Les utilisateurs peuvent également attribuer des rôles aux collaborateurs et définir différents niveaux d’accès.
Une interface de type feuille de calcul permet aux utilisateurs ayant une expérience antérieure avec des outils comme Excel d’intégrer et de tirer parti de la puissante base de données d’Airtable.
Les modèles prédéfinis permettent aux nouveaux utilisateurs de se lancer très facilement. Tout ce que vous avez à faire est de copier l’un des nombreux modèles disponibles d’Airtable, et vous êtes prêt à partir. Plus à ce sujet plus tard.
La personnalisation de la plate-forme permet aux utilisateurs d’accéder à leurs données à l’aide de différentes vues, notamment la grille, les tableaux Kanban, le calendrier, le formulaire et Gnatt. Vous pouvez ensuite ajouter des règles de personnalisation supplémentaires à vos données et créer vos propres actions Airtable.
Les automatisations éliminent le besoin d’effectuer des tâches répétitives. En configurant des workflows d’action de déclenchement personnalisés, vous et votre équipe gagnez du temps et optimisez les workflows plus efficacement.
Le suivi étendu des données permet à chaque membre de l’équipe de suivre facilement les modifications apportées aux tableaux et enregistrements individuels, ce qui rend la collaboration plus efficace et transparente.
Termes incontournables d’Airtable
En tant que débutant, la grande quantité de terminologie Airtable à connaître peut être écrasante. Jetons donc un coup d’œil à certains termes que vous devez connaître pour commencer à utiliser efficacement Airtable.
Socles
Sur Airtable, les bases sont des collections de tables. Vous pouvez créer des bases à partir de zéro ou utiliser les modèles existants d’Airtable.
Les bases sont des collections de tables. Airtable a des modèles existants tels que , , , etc. Bien sûr, les bases peuvent également être construites à partir de zéro. Les bases sont comme des projets. Pour chaque nouveau projet que vous démarrez, vous créerez probablement une nouvelle base. Les bases sont comme un dossier sur votre ordinateur qui contient un fichier Excel. Content CalendarProject TrackerEvent planning
Espace de travail
Tous vos projets sur Airtable sont organisés en espaces de travail. Vous pouvez créer gratuitement autant d’espaces de travail que vous le souhaitez.
Un espace de travail est une collection de Bases dans Airtable. Si les bases sont des dossiers contenant des fichiers Excel, un espace de travail serait le disque dur contenant ces dossiers.
Table
Les tableaux stockent vos données et sont similaires aux feuilles de calcul en termes de fonction et d’apparence.
Les tableaux sont similaires aux feuilles de calcul : ils sont l’endroit où vos données sont stockées. Les tableaux ont des colonnes, des lignes et des champs (auxquels nous reviendrons dans une minute).
Vues
L’un des avantages d’Airtable est qu’il offre un large éventail de vues afin que les utilisateurs puissent configurer la façon dont ils souhaitent afficher leurs données.
Les vues sont une puissante fonctionnalité Airtable qui vous permet de configurer la façon dont vous affichez les données dans une table. La vue est probablement la plus familière car elle ressemble presque exactement à une feuille de calcul. La vue peut être utile pour les tableaux avec des dates, comme les échéances. La vue peut être utile si les éléments ont des dates de début et de fin, elle les affiche dans une chronologie. GridCalendarGantt
Des champs
Dans Airtable, les champs sont équivalents à des cellules. Fait amusant : la limite de cellules d’Airtable est de 50 millions de cellules.
Les champs sont ce que sont les cellules dans les feuilles de calcul. C’est là que les données individuelles sont conservées. Les champs peuvent faire plus que simplement contenir du texte. Actuellement, Airtable a 29 types de champs, y compris Single-line text, Long text, Attachment(qui peuvent être utilisés pour enregistrer des images, de l’audio et d’autres fichiers) et Date.
Dossiers
Les enregistrements sont essentiellement les lignes que vous voyez dans la base de données, où chaque enregistrement équivaut à un élément d’une liste. Par exemple, dans une table d’inventaire, chaque enregistrement est un article d’inventaire différent.
Tout comme avec les bases de données et les feuilles de calcul, les enregistrements sont les lignes d’Airtable.
applications
Les applications vivent au-dessus de vos bases Airtable et introduisent de nouvelles façons de visualiser vos données.
Les applications Airtable sont l’une des fonctionnalités les plus uniques d’Airtable. Les applications étendent considérablement les fonctionnalités d’Airtable. C’est un peu comme l’App Store sur votre téléphone.
Automatisations
Tout comme les applications, les automatisations sont une fonctionnalité très puissante qui étend ce qui est possible avec Airtable. Comme leur nom l’indique, les automatisations Airtable vous permettent d’automatiser des tâches en fonction de vos données.
Vous pouvez demander à Airtable d’agir en fonction de divers déclencheurs, par exemple lorsqu’un nouvel enregistrement est ajouté à une vue ou lorsqu’un enregistrement change. Les automatisations vous feront gagner du temps en automatisant les tâches répétitives et en réduisant la marge d’erreur qui se produit lorsqu’elles sont effectuées manuellement.
Vous pouvez en savoir plus sur l’automatisation d’Airtable avec le tutoriel de Gareth Pronovost sur la fonctionnalité étonnante d’Airtable.
Avec toutes ses fonctionnalités, Airtable est un puissant outil sans code pour de nombreuses entreprises. Voici quelques exemples de ce pour quoi Airtable peut être utilisé :
Passons en revue certaines des étapes de base pour commencer votre processus de création avec Airtable. Vous apprendrez à créer un espace de travail et à construire votre première base.
Créer un espace de travail
Lorsque vous ouvrez votre page d’accueil, vous pouvez voir tous les espaces de travail dont vous faites partie. Pour créer un autre espace de travail, il vous suffit d’aller dans Espaces de travail en bas à gauche de l’écran, de cliquer sur Ajouter un espace de travail, de lui donner un nom et le tour est joué !
Maintenant, vous pouvez continuer et construire et ajouter des bases.
Accédez à Espaces de travail> Ajouter un espace de travail pour commencer.
Construire une base
Il existe plusieurs approches différentes pour construire une nouvelle base sur Airtable.
Si:
Alors:
Vous êtes nouveau sur Airtable
Copiez un modèle Airtable existant fourni avec une base préconçue
Vos données sont dans une feuille de calcul traditionnelle
Importez votre fichier CSV dans la base
Vous êtes un assistant Airtable ou prêt à relever un défi
Créer une base à partir de zéro
Pour commencer avec votre première base, rendez-vous sur votre page d’ accueil > Ajouter une base. Ici, vous pouvez choisir d’ importer votre travail, de consulter certains modèles ou de recommencer à zéro.
Regardez la vidéo ci-dessous pour un tutoriel plus approfondi.
Lors de la création de votre première base Airtable, vous avez la possibilité de copier un modèle, d’importer vos données ou de repartir de zéro.
Intégrations Airtable
Vous pouvez synchroniser Airtable avec des applications populaires et automatiser les tâches répétitives. Grâce à l’automatisation, vous pouvez :
Envoi d’e-mails avec Airtable
Synchroniser Airtable avec Google Agenda
Mise à jour des enregistrements en fonction des changements dans d’autres applications
Envoi de messages dans Slack/Microsoft Teams
Planification des tweets
Enregistrement des paiements avec Stripe
Gestion des fichiers avec Dropbox/Box
Autonomiser Airtable avec Softr
Maintenant que vous connaissez les tenants et les aboutissants d’Airtable, vous pouvez commencer à l’utiliser pour gérer facilement vos données.
Si vous souhaitez présenter vos données de manière plus personnalisée ou partager vos données avec des personnes qui ne se trouvent pas dans votre espace de travail Airtable ou en dehors de votre organisation, vous pouvez utiliser Softr.
Softr est une plate-forme sans code facile à utiliser qui transforme les bases Airtable en applications Web puissantes, en sites Web réservés aux membres et en portails clients . Softr vous offre un moyen d’authentifier vos utilisateurs finaux, de contrôler l’accès à votre contenu et à vos données en fonction de règles conditionnelles telles que les rôles, le statut de connexion et les plans d’abonnement.
Si vous utilisez Airtable comme catalogue de produits, vous pouvez utiliser un modèle Softr pour créer votre site Web de commerce électronique . Ou peut-être souhaitez-vous créer un site Web personnalisé pour votre journal de voyage, il existe également un modèle pour cela !
Le modèle de commerce électronique de Softr vous permet de transformer votre catalogue de produits en votre propre site Web de commerce électronique.
Vous pouvez également transformer votre base Airtable en sites d’ emploi puissants , en communautés en ligne comme FoundersDoor et en places de marché comme Nanny Network .
Softr est le moyen le plus simple et le plus rapide de créer une application Web professionnelle sur Airtable
Aucun concepteur ou développeur n’est nécessaire. Courbe d’apprentissage nulle.
