Comment j’ai mis en place un système pour capturer, organiser, hiérarchiser et exécuter tout le travail que je fais et pour m’assurer de ne rien oublier de ce que je dois faire et de garder le moins de choses possible dans ma tête

Dans notre industrie, le travail approfondi est d’une importance majeure. Pour moi, avec une capacité cérébrale limitée, j’ai réalisé très tôt qu’avoir le moins de choses possible dans la tête permettait de se concentrer le plus possible sur la tâche en cours. C’est ainsi que mon amour pour la programmation typée, fonctionnelle et immuable, avec des langages comme Scala ou Haskell, s’est développé (moins de choses à raisonner à tout moment, en regardant votre immuabilité). En même temps, je ne faisais pas assez attention à organiser le reste de mon travail pour me permettre d’atteindre cet état de concentration assez souvent.

En 2021, j’ai changé ma carrière chez commercetools d’un rôle de contributeur individuel à un rôle de gestion et j’ai réalisé que me gérer et m’organiser d’abord est l’une des étapes les plus importantes pour me préparer au succès. Les leçons apprises ainsi que la méthode et la configuration que j’ai optimisées pour moi-même peuvent cependant être utiles à tout moment de votre carrière, car mon objectif principal était de mettre en place un système pour :

• capturer, organiser, hiérarchiser et exécuter tout le travail que je fais
• m’assurer que je n’oublie rien de ce que je dois faire
• garder le moins de choses possible dans ma tête
• avoir toutes les informations dont j’ai besoin pour travailler en un seul endroit , pas de mélange d’éléments dans la boîte de réception, de DM non lus et d’onglets de navigateur ouverts qui doivent encore être lus.

En partant du principe de base, avoir le moins de choses possible dans la tête , mon flux de travail de base est le suivant (inspiré de Getting Things Done ) :

1. chaque matin, je traite toutes mes boîtes de réception, cela peut être des messages Slack, des e-mails ou des pensées aléatoires que j’ai
2. tout ce qui peut être fait en moins de 2 minutes je le fais immédiatement (réponse rapide)
3. tout le reste va dans ma liste de tâches et le message dans Slack ou l’e-mail est modifié pour être lu
4. chaque fois que j’ai une pensée qui surgit pendant la journée ou que j’ai des éléments d’action à venir lors d’une réunion, ils vont immédiatement dans ma liste de tâches
5. tout ce qui n’est pas sur ma todo list, je ne le fais pas. Cela aide à garder la liste à jour et hiérarchisée et j’ai une belle archive des tâches effectuées par la suite
6. chaque fois que j’ai un peu de temps, je priorise les éléments dans la liste de tâches ou les cache jusqu’à ce qu’ils deviennent pertinents

Certaines exigences qui découlent de ce flux de travail sont :

• la liste de tâches doit prendre en charge la hiérarchisation des tâches
• les tâches peuvent être masquées jusqu’à ce qu’elles soient pertinentes
• les tâches récurrentes doivent être prises en charge
• les tâches doivent être plus qu’une simple note textuelle, prendre en charge le multimédia, les documents plus longs ou même les diapositives lorsque la tâche est une présentation
• les tâches doivent être ajoutées à tout moment à partir de n’importe quel appareil sans friction, afin que je puisse le faire pendant une conversation ou lorsque je me promène (en fait, j’ai utilisé la dictée vocale sur mon téléphone pour ma liste de tâches lors d’une balade à vélo en Grèce quand j’ai eu des idées aléatoires surgissant et même ce genre de travail a bien fonctionné)
• les tâches doivent être consultables, afin que je puisse retrouver des informations plus tard
• les données doivent m’appartenir et être dans un format évolutif, je ne veux pas les perdre à tout moment

Obsidienne

Dans le passé, j’ai essayé des outils comme Evernote ou Notion, mais j’ai trouvé qu’Obsidian était l’outil parfait pour cela, car il est simple à utiliser, hautement personnalisable et permet une organisation et une liaison faciles des notes. De plus, il est basé sur des fichiers de texte brut (markdown), ce qui le rend hautement portable, et il est disponible pour Windows, Mac, Linux, iOS et Android. Il dispose également d’une variété de plugins et d’intégrations disponibles, qui peuvent encore améliorer la fonctionnalité de l’outil et qui sont essentiels pour ma configuration. Il est également gratuit (pour un usage personnel, commercialement vous aurez besoin d’une licence) et toutes les données restent sur vos machines ou vos clouds dans un format que vous pouvez utiliser sans Obsidian.

Les bases du flux de travail

Pour le flux de travail dans Obsidian, une configuration et des plugins sont nécessaires et la configuration est décrite en détail plus bas.

Notes quotidiennes

Je travaille avec des notes quotidiennes, cela signifie qu’il y a une nouvelle page tous les jours avec toutes les tâches et notes pour ce jour résumées dans la Todaysection et toutes les tâches non catégorisées dans la Nextsection. Il comporte également une section pour les notes de réunion pour ce jour et une section non structurée, où j’ajoute des idées aléatoires. La fonctionnalité la plus basique consiste à ajouter une nouvelle tâche à la liste des tâches.

L’ajout d’une nouvelle tâche pour aujourd’hui est aussi simple que de Cmd+p cliquer (coupure Mac) et de sélectionner QuickAdd: Add Todoet d’ajouter une description. Les nouvelles tâches apparaissent toujours dans le Nextgroupe de tâches, elles ne sont pas classées, essentiellement dans la boîte de réception. Si la tâche est quelque chose pour aujourd’hui, vous pouvez changer la scheduledate à aujourd’hui et la tâche se déplace vers vos tâches du jour :

Envoyez-le dans le futur

Si la tâche n’est pas quelque chose que vous voulez accomplir aujourd’hui, mais un jour dans le futur, vous pouvez l’envoyer à une date précise dans le futur. Il ne réapparaîtra que ce jour-là. Si je ne sais pas encore quand le faire exactement, je l’envoie souvent à la semaine prochaine et le reclasse à une date précise si je sais mieux quand il faut le faire. Envoyer des tâches vers le futur est très puissant, cela pourrait être demain ou même l’année prochaine, cela aide à garder les tâches de la journée claires et organisées :

Bloque le

Vous pouvez également ajouter une date d’échéance, cela la classera en priorité dans la liste. Souvent, une tâche particulière ne peut pas être travaillée car elle attend quelque chose d’autre, externe ou interne. Dans ce cas, soit je l’envoie également dans le futur à un jour où j’attends une réponse, soit je le mets dans la liste bloquée :

Les champs de priorité peuvent également être utilisés pour classer les tâches dans les listes.

Les trucs les plus puissants

Tâches récurrentes

Très souvent, j’ai des tâches récurrentes, comme la préparation de réunions 1: 1, et la gestion qui fonctionne très bien avec cette configuration. Par exemple, si je veux un rappel quotidien pour vérifier mes e-mails tous les jours, cela fera réapparaître la tâche tous les matins :

Plus que du texte

Maintenant, souvent, les tâches ne sont pas simplement de simples doublures, mais nécessitent beaucoup plus de contexte ou sont même des dessins ou des présentations. Il est très facile de transformer une tâche en quelque chose de plus puissant à tout moment. Disons que je décide que j’ai besoin d’un peu plus de contexte sur la Create Obsidian Blog Posttâche, je peux simplement le changer dans un nouveau fichier :

Les visualisations m’aident aussi beaucoup à organiser mes pensées. Pour cela, j’utilise excalidraw , un excellent outil de dessin pris en charge par Obsidian :

Je crée même la plupart de mes présentations en obsidienne elle-même car c’est très simple et je peux tout garder au même endroit, et je peux même les présenter depuis l’obsidienne dans le navigateur en utilisant le plugin de diapositives avancé :

Lier

Fondamentalement, la liste de tâches est maintenant devenue une liste de fichiers de démarquage, ce qui me donne un pouvoir illimité pour ajouter toutes les informations et le contexte dont j’ai besoin à tout moment. Obsidian est également idéal pour créer des fichiers liés les uns aux autres, ce qui rend la découverte très facile à l’avenir, car il crée un graphique impressionnant, montrant comment tous vos fichiers sont connectés :

Collectionne tout

Et enfin je peux ajouter des tâches depuis de nombreux endroits, par exemple depuis le terminal avec un simple :

todo Ajout de tâches à partir de cli

ou depuis mon téléphone :

La configuration détaillée étape par étape

Après avoir installé l’obsidienne sur notre appareil, quelques étapes sont nécessaires pour configurer tous les plugins et configurer certains fichiers. J’utilise iCloud pour synchroniser entre les appareils, Dropbox, la fonctionnalité payante d’Obsidian ou Github semble également fonctionner.

Nous devons d’abord configurer un Obsidian Vault dans un dossier iCloud, le Vault est essentiellement votre espace de travail. Par exemple, si nous voulons séparer le travail et la vie privée ou plusieurs projets, ils pourraient vivre dans différents Vaults.

Ensuite, nous devons activer certains des plugins de base livrés avec Obsidian, des notes quotidiennes pour avoir un fichier quotidien pour chaque jour et des diapositives si vous souhaitez également utiliser Obsidian pour des présentations.

De plus, nous avons besoin de plugins communautaires, de diapositives avancées pour les thèmes et de fonctionnalités intéressantes, d’excalidraw pour le dessin, d’un ajout rapide pour les actions permettant d’ajouter rapidement des tâches et, plus important encore, du plugin de tâches pour obtenir tout ce comportement de liste de tâches fantaisiste.

Nous aurons besoin d’un fichier, qui stockera toutes les tâches, c’est un fichier qui ne devrait fondamentalement pas être touché, car nous visualisons les tâches dans notre modèle quotidien ou tout autre endroit où nous les interrogeons. Pour cela, nous créons un fichier appelé Todo Source.mddans notre coffre-fort. Il stockera toutes les tâches et vous pouvez en ajouter un exemple pour commencer et voir si les vues fonctionnent :

- [ ] #t Créer un article de blog Obsidian

Pour les notes quotidiennes, nous créons un modèle dans un Daily Template.mdfichier de notre coffre-fort. Cela tire parti du langage de requête du plug -in de tâches pour obtenir toutes les tâches pour Aujourd’hui, Suivant et Bloqué. Il récupère les tâches du Todo Source.mdfichier que nous venons de créer, en vérifiant certaines conditions. Par exemple, les tâches bloquées répertorient uniquement les tâches qui sont priority is below none, ce qui correspond à la lowpriorité.

### Notes de réunion 

### Notes non structurées 

# Aujourd'hui 
``` 
le chemin des tâches inclut Todo Source 
masquer le lien retour 
dû avant demain 
non terminé 
masquer le nombre de tâches 
pas de date planifiée 
masquer 
la priorité de la date d'échéance est au-dessus du bas 
``` 
```le chemin des tâches 
inclut Todo Source ( 






prévue avant demain) OU ((commence avant demain) ET (a une date de début)) masquer la date planifiée masquer le lien 

retour non effectué fait pas de date prévue pas de date de début






la priorité est supérieure à faible 
``` 
# Bloqué 
``` 
le chemin des tâches inclut Todo Source 
masquer le lien de retour 
non effectué 
la priorité est inférieure à aucun 
```

Nous activons ensuite les notes quotidiennes et lions le modèle et créons un dossier daily_notesdans notre coffre-fort.

Pour le plugin de tâches, nous configurons simplement comment identifier les tâches, dans ce cas, - [ ] #t I am a taskchaque liste étiquetée avec #test considérée comme une tâche.

Enfin, nous configurons des actions rapides pour obtenir la QuickAdd: Add Todocommande lorsque vous appuyez sur Cmd + p.

Pour le format de capture, assurez-vous d’ajouter une nouvelle ligne après le - [ ] #t {{Value}}, afin que les nouvelles tâches soient ajoutées à la ligne suivante du Todo Source.mdfichier.

Et enfin, nous devons activer la commande :

Si vous souhaitez avoir des sections supplémentaires montrant les tâches futures et résumant votre dernière semaine de tâches, c’est facile à ajouter dans n’importe quel fichier :

# Le futur 

``` 
chemin des tâches inclut Todo Source 
cacher le backlink 
programmé après aujourd'hui 
pas fait 
cacher la 
priorité du nombre de tâches est au-dessus du bas 
``` 

# Terminé la semaine dernière 

``` 
le chemin des tâches inclut Todo Source 
cacher le backlink 
fait après vendredi dernier 
```

Rallonges

Cli

Pour pouvoir facilement ajouter des tâches à partir du terminal, j’ai ajouté cet extrait à mon .zshrc:

function todo { echo  "- [ ] #t $1 " >> ~/Library/Mobile\ Documents/iCloud\~md\~obsidian/Documents/Example\Vault/Todo\ Source.md }

Cela me permet d’envoyer todo new item for listdepuis n’importe quel endroit du terminal vers mes notes todo.

iOS

Sur iOS, les mêmes actions rapides sont disponibles dans Obsidian. De plus, j’ai ajouté un raccourci iOS pour ajouter directement du texte au Todo Source.mdfichier. Cela peut être utilisé avec Siri, à partir de l’écran d’accueil ou du partage de n’importe quelle page Web ou de toute autre chose. Le raccourci ressemble à ceci :

Conclusion

En résumé, l’idée principale est que tout est au même endroit, organisé et hiérarchisé . Avec cela, il devient très peu probable d’oublier quelque chose d’important, car tout vit dans la liste de tâches. De plus, il devient super facile de regarder en arrière dans le temps, je l’utilise à la fin de chaque semaine pour écrire mon résumé hebdomadaire par exemple.

L’apprentissage le plus important pour moi a été que je ne laisse pas de tâches ou de rappels exister à d’autres endroits, par exemple le calendrier est strictement utilisé comme calendrier et non pour me rappeler. Ou je ne laisse pas les e-mails non lus après les avoir vérifiés pour la première fois, ils reçoivent toujours une réponse ou sont transformés en tâche si une action est nécessaire. Et Obsidian fonctionne parfaitement pour toutes ces exigences. Je l’ai même couplé avec Anki , un système de cartes flash, pour conserver les connaissances sur de plus longues périodes.

Obsidian est également en cours de développement actif, tout récemment, ils ont publié une fonctionnalité de canevas impressionnante pour le brainstorming. Et il y a une quantité infinie de plugins, s’il manque quelque chose, vous pouvez simplement en créer un vous-même.

J’adore pouvoir travailler sur un sujet sans avoir quelque chose qui me tracasse au fond de la tête que je dois faire ou ne pas oublier autre chose.

Sortez tout ce qui n’est pas nécessaire du cerveau .