Comment utiliser Google Sheets : Guide du débutant
Ce didacticiel Google Sheets vous aidera à passer d’un débutant absolu ou d’un utilisateur de base à un utilisateur confiant, compétent et de niveau intermédiaire.
Google Sheets est un outil extrêmement puissant, pour tout, du marketing numérique à la modélisation financière, de la gestion de projet à l’analyse statistique, en fait, à peu près n’importe quelle activité impliquant l’enregistrement et l’analyse de données.
Et si vous êtes (relativement) nouveau, il est vraiment avantageux d’apprendre à utiliser correctement Google Sheets. Ce tutoriel vous aidera à passer de débutant à ninja en peu de temps !
Si vous débutez avec Google Sheets, je vous recommande de commencer par le début de cet article.
Cependant, si vous avez déjà utilisé Sheets, n’hésitez pas à ignorer les sections 1 et 2 et à commencer par la section Données et formules de base .
Un modèle est disponible pour copier sur votre Drive, pour accompagner ce tutoriel :
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1. Comment utiliser Google Sheets
Qu’est-ce que Google Sheets ?
Google Sheets est une application de feuille de calcul gratuite basée sur le cloud. Cela signifie que vous l’ouvrez dans la fenêtre de votre navigateur comme une page Web ordinaire, mais vous disposez de toutes les fonctionnalités d’un tableur complet pour effectuer une analyse de données puissante. C’est vraiment le meilleur des deux mondes.
En quoi est-ce différent d’Excel ?
Vous avez sans doute entendu parler de Microsoft Excel, le poids lourd établi de longue date du monde des tableurs. C’est un logiciel incroyablement puissant et polyvalent, utilisé par environ 750 millions à 1 milliard de personnes dans le monde. Alors oui, un acte difficile à suivre.
Google Sheets est similaire à bien des égards, mais aussi nettement différent dans d’autres domaines. Il a (principalement) le même ensemble de fonctions et d’outils pour travailler avec des données. En fait, certaines personnes l’appellent à tort « Google Excel » ou « feuilles de calcul Google ».
Au risque de se lancer dans un débat opiniâtre sur les forces/faiblesses de chaque plateforme, voici quelques différences clés :
Google Sheets est basé sur le cloud alors qu’Excel est un programme de bureau. Avec Sheets, vous n’aurez plus de versions de votre travail flottant. Tout le monde voit toujours la même version la plus récente de Sheets, affichant les mêmes données de feuille de calcul.
La collaboration est intégrée à Sheets, elle fonctionne donc extrêmement bien. Excel essaie toujours de rattraper son retard ici.
Les deux disposent d’outils graphiques et d’outils de tableau croisé dynamique pour l’analyse des données, bien qu’Excel soit plus puissant dans les deux cas.
Excel peut gérer des ensembles de données beaucoup plus volumineux que Sheets, qui a une limite de 10 millions de cellules .
Étant un programme basé sur le cloud, Google Sheets s’intègre très bien avec d’autres services Google en ligne et des sites tiers.
Les deux ont des langages de script pour étendre leurs fonctionnalités et créer des outils personnalisés. Google Sheets utilise Apps Script (une variante de Javascript) et Excel utilise VBA.
Pour le matériel que nous aborderons dans cet article, il y a cependant très peu de différence entre les programmes.
Pour une analyse approfondie des différences entre Excel et Google Sheets, consultez ExcelToSheets.com
Pourquoi utiliser Google Sheets ?
Comment est-ce pour commencer :
C’est gratuit!
C’est collaboratif, de sorte que les équipes peuvent toutes voir et travailler avec la même feuille de calcul en temps réel.
Il a suffisamment de fonctionnalités pour effectuer des analyses complexes, mais…
… c’est aussi très facile à utiliser.
Besoin de plus de conviction ? Voici 5 autres raisons de Google eux-mêmes.
Peut-il encore faire des choses avancées?
Absolument! Vous pouvez créer des tableaux de bord , écrire des formules qui vous font tourner la tête et même créer des applications pour automatiser votre travail. Le ciel est la limite!
Vous trouverez de nombreuses ressources sur ce site pour les utilisateurs de niveau intermédiaire/avancé, ainsi que des cours de formation en ligne complets .
Ok, où puis-je l’obtenir? Comment créer votre première feuille de calcul Google
Cliquez sur le bouton Aller à Google Sheets au milieu de l’écran. Vous serez invité à vous connecter :
Et puis vous arrivez à l’écran d’accueil de Google Sheets, qui affichera toutes les feuilles de calcul précédentes que vous avez créées.
Cliquez sur l’énorme bouton vert plus pour créer une nouvelle feuille Google :
Ouvrir votre première feuille de calcul Google à partir de Drive
Vous pouvez créer de nouvelles feuilles de calcul Google à partir de votre dossier Drive en cliquant sur le bouton bleu NOUVEAU :
Lorsque vous créez une nouvelle feuille de calcul Google, elle sera créée dans votre dossier Drive principal (votre dossier racine) :
(Remarque : ne paniquez pas si vous ne voyez pas encore la feuille, elle ne s’affichera peut-être pas tant que vous ne l’aurez pas renommée. Consultez l’étape suivante pour savoir comment procéder.)
Ici, vous pouvez le faire glisser vers un autre dossier si vous le souhaitez (pour garder les choses organisées). Pour ce faire, cliquez sur le fichier et maintenez-le enfoncé, puis faites-le glisser vers l’endroit où vous voulez qu’il aille :
La fenêtre d’édition de Google Sheet
Voici à quoi ressemblera votre feuille Google vierge :
Vous pouvez renommer votre feuille dans le coin supérieur gauche. Cliquez sur l’endroit où il est écrit Feuille de calcul sans titre et tapez le nom que vous souhaitez donner à votre feuille, dans cet exemple « Nouvelle feuille ».
Introduisons donc quelques termes clés et le concept fondamental sur lequel fonctionnent les feuilles de calcul :
Il y a deux lignes de menu au-dessus de votre feuille, dont nous verrons plus loin dans ce didacticiel.
La fenêtre principale consiste en une grille de cellules. Une cellule individuelle est un rectangle unique, à l’intersection d’une colonne et d’une ligne, et elle contiendra une seule donnée.
Les colonnes sont des plages verticales de cellules, étiquetées par des lettres en haut de la feuille.
Les lignes sont des plages horizontales de cellules, étiquetées par des nombres situés sur le côté gauche de votre feuille.
Dans l’exemple ci-dessus, j’ai mis en surbrillance la colonne E et la ligne 10.
** Le concept fondamental des tableurs : **
La colonne E et la ligne 10 se croisent au niveau d’une cellule et d’une seule cellule. Ainsi, nous pouvons combiner la lettre de colonne et le numéro de ligne pour créer une référence unique à cette cellule, E10. Maintenant, lorsque nous voulons nous référer à cette cellule, par exemple pour accéder aux données de cette cellule, nous utilisons pour cela l’adresse E10.
Comprenez cela et vous comprendrez les feuilles de calcul. Le reste n’est que détails !
Saisir, sélectionner, supprimer et déplacer des données
Maintenant, le plaisir commence vraiment ! Commençons à utiliser cette nouvelle feuille vierge que nous avons créée.
Cliquez sur la cellule A1 (c’est l’intersection de la colonne A avec la ligne 1, la cellule dans le coin supérieur gauche de la feuille) et vous verrez une boîte bleue autour de la cellule, pour indiquer qu’elle est en surbrillance :
Ensuite, vous pouvez simplement commencer à taper et vous verrez les données saisies dans cette cellule :
Appuyez sur Entrée lorsque vous avez fini de saisir les données et vous passerez à la cellule suivante, après avoir terminé votre saisie de données. Si vous appuyez sur la touche Tab à la place, vous vous déplacerez d’une cellule vers la droite !
Il convient de souligner ici une nuance importante :
Cliquer UNE FOIS sur la cellule met en surbrillance la cellule entière. En cliquant DEUX FOIS , vous entrez dans la cellule, vous pouvez donc sélectionner ou travailler uniquement avec les données.
Si vous vous retrouvez coincé à l’intérieur d’une cellule, vous pouvez appuyer sur la touche ÉCHAP pour désélectionner le contenu et remonter d’un niveau, pour n’avoir que la cellule sélectionnée.
Essayez-le par vous-même et voyez comment le curseur apparaît à l’intérieur de la cellule lorsque vous double-cliquez, ce qui vous permet de modifier les données.
Pour supprimer les données que nous venons de saisir, cliquez une fois sur la cellule et appuyez sur la touche de suppression, ou cliquez deux fois sur la cellule, puis appuyez sur la touche de suppression jusqu’à ce que toutes vos données soient effacées.
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Aider! j’ai fait une erreur
Tout d’abord, pas de panique !
Google Sheets enregistre chaque étape de votre travail afin que vous puissiez toujours revenir en arrière d’une étape (ou deux) si nécessaire.
Appuyez sur Cmd + Z si vous êtes sur un Mac, ou Ctrl + Z si vous êtes sur un PC et vous annulerez votre étape précédente. Continuez à appuyer et vous remonterez simplement plus loin dans vos modifications. (Appuyer sur Cmd + Y sur un Mac, ou Ctrl + Y sur un PC vous fait avancer, pour refaire votre dernière étape.)
Vous pouvez également annuler à l’aide de la flèche Annuler dans le menu :
Création d’un tableau de base
Bon, avec tout cela à l’esprit, il est temps de faire un exercice rapide.
Voyez si vous pouvez créer le tableau suivant pour notre site d’abonnement fictif à une salle de sport, en saisissant les données dans les bonnes cellules (il n’y a pas de formatage ou d’autres astuces utilisées à ce stade) :
N’hésitez pas à utiliser vos propres données si vous le souhaitez. Notez également que les dates saisies ci-dessus sont au format américain, avec le mois en premier, donc ne vous inquiétez pas si votre table a le jour en premier.
2. Comment utiliser Google Sheets : L’environnement de travail
Modification de la taille, insertion, suppression, masquage/affichage des colonnes et des lignes
Pour sélectionner une ligne ou une colonne , cliquez sur le numéro (lignes) ou la lettre (colonnes) de la ligne ou de la colonne que vous souhaitez sélectionner. Cela mettra en surbrillance toute la ligne ou la colonne en bleu, pour indiquer que vous l’avez sélectionnée.
Pour modifier la largeur d’une colonne ou la hauteur d’une ligne , passez votre curseur sur la ligne grise indiquant le bord de la colonne ou de la ligne, jusqu’à ce que votre curseur se transforme pour ressembler à ceci :
Ensuite, cliquez et faites glisser le curseur vers la gauche ou vers la droite pour modifier la largeur de cette colonne. C’est le même processus pour changer la hauteur des lignes.
Conseil de pro : pour modifier rapidement la largeur de la colonne en fonction du contenu de votre cellule, double-cliquez lorsque vous avez survolé la ligne grise.
Comment ajouter des colonnes dans Google Sheets : pour insérer des colonnes ou des lignes supplémentaires, cliquez sur la colonne ou la ligne existante à côté de l’endroit où vous souhaitez insérer une nouvelle colonne ou ligne. Avec la colonne ou la ligne sélectionnée (surlignée en bleu), cliquez avec le bouton droit pour afficher le menu des options, puis sélectionnez Insérer avant (ou Insérer après) pour les colonnes, ou Insérer au-dessus (ou Insérer en dessous) pour les lignes :
Ajout de lignes et de colonnes supplémentaires à la fin
Si vous atteignez les bords extérieurs d’une feuille Google, vous remarquerez que les lignes et/ou les colonnes s’arrêtent. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez en ajouter d’autres.
Si vous avez fait défiler jusqu’au bas de votre feuille (ou ajouté autant de données), vous remarquerez que 1 000 lignes vous sont attribuées par défaut. Il y a un bouton pour ajouter plus de lignes si vous en avez besoin, soit 1 000 comme indiqué, soit n’importe quel nombre que vous souhaitez (jusqu’à une limite, plus d’informations ci-dessous).
Si vous atteignez le bord droit de la feuille, c’est-à-dire la dernière colonne, alors vous ajoutez plus de colonnes de manière standard. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule de la dernière colonne pour afficher le menu, puis choisissez d’ajouter une colonne à droite.
Conseil de pro : si vous souhaitez ajouter plusieurs colonnes, il existe une astuce pour le faire en une seule fois. Par exemple, supposons que vous vouliez ajouter trois nouvelles colonnes sur le côté droit de votre feuille, commencez par mettre en surbrillance les trois dernières colonnes qui s’y trouvent déjà, puis faites un clic droit et choisissez d’insérer de nouvelles colonnes. Il insérera alors trois nouvelles colonnes pour vous !
Limite de données : Enfin, gardez à l’esprit que chaque feuille Google est limitée à 10 millions de cellules, ce qui semble beaucoup mais se remplit rapidement. Quoi qu’il en soit, vous constaterez que Sheets ralentit considérablement avant d’atteindre cette limite. La plupart des gens signalent un léger ralentissement avec des dizaines de milliers de lignes de données et des formules et modèles complexes.
Ajouter/supprimer plusieurs feuilles, les renommer
Super facile !
Cliquez sur le gros bouton plus en bas à gauche de votre feuille Google pour ajouter une nouvelle feuille (également appelée onglet).
Pourquoi utiliser plusieurs onglets dans votre feuille de calcul Google ?
Eh bien, comme un livre avec des chapitres sur différents sujets, cela peut aider à séparer différentes données et à garder votre feuille organisée.
Par exemple, vous pouvez avoir une feuille uniquement pour enregistrer vos paramètres globaux (toutes les variables comme le nom, l’e-mail, le taux d’imposition, l’effectif…) et une autre pour les données transactionnelles, et encore une autre pour l’analyse et les graphiques.
Le bouton avec les trois barres, à côté du plus, est votre bouton d’index , répertoriant tous les onglets de votre feuille de calcul Google. C’est super utile lorsque vous commencez à avoir beaucoup d’onglets différents à gérer.
Pour renommer une feuille ou supprimer une feuille , cliquez sur la petite flèche à côté du nom (par exemple Feuille1) pour faire apparaître le menu. Ici, vous verrez l’option de renommer, de supprimer ou même de masquer (et d’afficher) les feuilles.
Pour nommer, j’essaie d’indiquer ce qu’il y a dans cet onglet, donc utilisez des noms comme Paramètres, Tableau de bord, Graphiques, Données brutes.
Mise en page
Vous trouverez toutes les options de mise en forme dans la barre d’outils supérieure, vous pouvez donc centrer vos en-têtes, les mettre en gras, formater les nombres en devise, etc. Vous pouvez les trouver toutes sur une seule ligne, ou vous pouvez en trouver sous le bouton Plus , comme le montre cette image :
Ils sont similaires à un traitement de texte et assez explicites. Vous pouvez toujours appuyer sur Annuler si vous faites une erreur (Cmd + Z sur Mac ou Ctrl + Z sur PC).
Essayez ce qui suit pour formater notre table de base :
> Mettez l’en-tête en gras et taillez 14px
> Centrez les en-têtes de colonne et mettez-les en gras
> Centrez la colonne de niveau
> Changez le format de date en 01-Jan-2018 (Astuce : le format de date se trouve sous le bouton qui dit 123 .)
> Ajoutez un signe dollar, $, à la colonne des frais
> Ajoutez une bordure autour de l’ensemble du tableau.
Voici un GIF pour vous guider :
(Remarque, vous pouvez également trouver les options de formatage dans le menu Format , entre les options de menu Insertion et Données.)
Couleurs alternées
Laissez-moi vous montrer la possibilité d’ajouter des couleurs de lignes alternées (bandes) à vos tableaux .
Appliquons-le à notre tableau de base, en mettant en surbrillance le tableau puis depuis le menu :
Format > Couleurs alternées
comme montré ici :
Rappelez-vous, un peu de formatage va un long chemin. Si votre feuille est plus lisible et ordonnée, les gens seront plus susceptibles de la comprendre et d’absorber les informations.
Suppression du formatage
C’est mon conseil de productivité numéro 1 dans Google Sheets.
Pour supprimer tout le formatage d’une cellule (ou d’une plage de cellules), appuyez sur Cmd + \ sur un Mac ou Ctrl + \ sur un PC.
Cela vous fera gagner beaucoup de temps lorsque vous souhaitez supprimer une mise en forme qui ne vous appartient pas ou dont vous ne voulez plus ou dont vous n’avez plus besoin.
3. Comment utiliser Google Sheets : données et formules de base
Différents types de données
Vous avez déjà vu différents types de données dans Google Sheets dans notre tableau de base.
Le point clé à comprendre avec les données de feuille de calcul est que chaque cellule contient les données elles-mêmes et un format appliqué à ces données.
Par exemple, supposons qu’une cellule contienne :
2, ou 2.00, ou $2, ou $2.00
Dans chaque cas, les données sous-jacentes sont le nombre 2, mais avec un format différent appliqué à chaque fois. Si nous ajoutons 2 à chacune de ces cellules, nous récupérons le nombre 4 dans tous les cas (avec le formatage appliqué).
Types de données de base dans Google Sheets
Vous remarquerez que les données monétaires, les données en pourcentage et même les dates ne sont en fait que des chiffres sous le capot (des dates ? Vraiment ? Oui, elles le sont, mais c’est une discussion pour un autre jour). Ils sont tous alignés à droite, traînant sur le bord droit de leur cellule.
Le texte est aligné à gauche par défaut.
Si vous souhaitez forcer le stockage de quelque chose sous forme de texte, vous pouvez ajouter un guillemet simple 'avant le contenu de la cellule. Ainsi, la saisie '0123s’affichera comme 0123dans votre cellule et sera alignée à gauche. Si vous omettez le guillemet simple, il sera stocké sous forme de nombre et apparaîtra sous la forme 123 sans le 0.
Faire des calculs sur les nombres
Easy-peasy, comme vous le faites sur une calculatrice.
Vous cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer votre calcul, tapez un signe égal (=) pour indiquer que vous effectuez un calcul, puis tapez votre formule, par exemple
Remarquez comment le calcul s’affichera dans la barre de formule (1) ainsi que dans la cellule (2) .
Vous remarquerez que vous obtenez un aperçu de la réponse (dans ce cas, 25) au-dessus de la formule.
A partir des fonctions : COUNT, SUM, AVERAGE
Techniquement, vous avez déjà écrit votre première formule dans la section ci-dessus sur les calculs mathématiques, mais en réalité, votre carrière de formule commence lorsque vous commencez à utiliser les fonctions intégrées (il en existe des centaines !).
Revenant à notre tableau de base, comptons le nombre de membres que nous avons, le montant total des frais mensuels et le montant moyen des frais mensuels.
COMPTER
Cliquez sur la cellule B8, tapez un égal (=) puis commencez à taper le mot COUNT . Vous remarquerez qu’un menu de saisie semi-automatique s’affiche, affichant toutes les fonctions commençant par C, comme ceci :
Vous pouvez soit continuer à taper COUNT en entier, soit le trouver et le sélectionner dans la liste (survolez-le et cliquez dessus OU appuyez sur Entrée OU appuyez sur l’onglet).
Ensuite, vous verrez apparaître la fenêtre de l’assistant de formule, qui vous indique la syntaxe de la formule et comment la remplir correctement :
Dans ce cas, la fonction COUNT attend une liste de valeurs numériques.
Vous devez sélectionner la plage de cellules que vous souhaitez compter. Cliquez donc sur B4, maintenez la souris enfoncée et faites glisser vers le bas jusqu’à B7, de sorte que les quatre cellules soient surlignées en orange et que B4:B7 s’affiche dans votre fonction :
Ensuite, fermez la fonction avec une parenthèse fermante « ) »:
=COUNT(B4:B7)
Remarque : COUNT est utilisé pour compter les nombres. Si vous voulez compter du texte (par exemple les noms), alors COUNT ne fonctionnera pas (cela vous donnera un 0). Utilisez plutôt COUNTA (avec un A à la fin), sinon la méthode est la même.
SOMME
À ton tour! Essayez de créer un total pour les frais d’adhésion dans la cellule D8. Suivez le même processus que la fonction de comptage, sauf utilisez SOMME et mettez en surbrillance les valeurs dans la colonne D.
=SUM(D4:D7)
MOYENNE
Vous êtes sur une lancée, alors allez-y et calculez la moyenne des frais d’adhésion. Utilisez la fonction MOYENNE dans la cellule D9.
=AVERAGE(D4:D7)
Psst, vous remarquerez que Google vous aide même parfois et vous suggère la formule exacte que vous recherchiez :
Voici:
Si vous faites une erreur avec votre formule, vous verrez un message d’erreur, probablement quelque chose comme #N/A, #REF!, #DIV/0 etc.
Vous devrez ressaisir votre formule et la corriger avant de continuer. Ces messages d’erreur donnent cependant beaucoup de contexte, ils méritent donc d’être compris.
Quelle est la différence entre une fonction et une formule ?
Eh bien, les deux sont utilisés de manière interchangeable et plutôt vague pour que je ne m’y attarde pas.
Pour le pédant, une fonction fait référence au mot de méthode unique (par exemple, SOMME) alors qu’une formule fait référence à l’ensemble de l’opération après le signe égal, souvent composée de plusieurs fonctions.
Séparer les données avec la fonctionnalité Texte en colonnes
Supposons que vous vouliez First Name et Last Name , plutôt que simplement Name comme nous l’avons dans notre tableau d’adhésion aux auteurs célèbres décédés. Comment allons-nous faire cela?
Bien sûr, comme pour tout dans les feuilles de calcul, il existe de nombreuses façons, mais laissez-moi vous montrer la plus simple, en utilisant la fonction Text to Columns.
De retour à notre tableau de base, créez une nouvelle colonne à droite de Name avant la colonne Tier, c’est-à-dire créez une nouvelle colonne vide B.
Mettez en surbrillance les quatre noms et cliquez sur :
Données > Fractionner le texte en colonnes…
Dans le sous-menu qui s’affiche, choisissez ESPACE et émerveillez-vous de la façon dont Google Sheets sépare le nom complet en un prénom et un nom. N’hésitez pas à renommer les colonnes Prénom et Nom également.
Combiner des cellules
Oh, blast je vous entends dire! Vous vouliez également conserver cette colonne de nom complète.
Pas de problème, apprenons à combiner du texte pour pouvoir le reconstruire.
Insérez une nouvelle colonne vide entre B et C (entre Nom et Niveau) et appelez- la Nom complet , dans la cellule C3.
Ajoutez cette formule dans la cellule C4 :
= A4 & B4
C’est A4, Esperluette, B4.
Ce qu’il fait, c’est combiner les données de la cellule A4 avec les données de la cellule B4 et les sortir dans la cellule C4.
Hmm, mais cela donne une sortie comme celle-ci:
Charles Dickens
Ce n’est évidemment pas suffisant ! Nous avons besoin d’un espace entre les noms!
Modifiez la formule en ceci, en cliquant juste après l’esperluette et en ajoutant des guillemets doubles, un espace, des guillemets doubles, une esperluette :
= A4 & " " & B4
Ici, nous avons dit à Google Sheets d’ajouter un espace dans le mélange, et la sortie sera maintenant :
Charles Dickens
Voilà, c’est mieux !
Votre formule est bien installée dans la cellule C4, mais comment la faire fonctionner pour les autres lignes ?
Copiez-le !
Vous pouvez soit :
i) cliquer avec le bouton droit, copier, descendre pour sélectionner la cellule suivante, cliquer à nouveau avec le bouton droit, cliquer sur coller, ou
ii) Cmd + C (sur Mac) ou Ctrl + C (sur PC), descendre pour sélectionner cellule suivante, puis Cmd + V (sur Mac) ou Ctrl + V (sur PC), ou
iii) faites glisser la formule vers le bas en maintenant la petite boîte bleue dans le coin inférieur droit de la surbrillance bleue autour de la cellule d’origine.
La chose intéressante est que lorsque vous copiez cette formule, les références de cellule changeront automatiquement de la ligne 4 à la ligne 5, de la ligne 5 à la ligne 6, etc. ! À quel point cela est cool!
(C’est ce qu’on appelle des références relatives. Plus d’informations à ce sujet dans la section 5 ci-dessous.)
Voici un GIF pour montrer cette technique en action :
4. Comment utiliser Google Sheets : des fonctionnalités exceptionnelles
Voyons quelques-unes des fonctionnalités uniques et puissantes de Google Sheets, en tant que logiciel basé sur le cloud.
Commentaires (et notes)
Vous souhaitez ajouter du contexte aux nombres dans les cellules de vos feuilles de calcul, sans avoir à ajouter de colonnes supplémentaires ou à gâcher votre mise en forme ?
Ajoutez un commentaire à une cellule !
Vous pouvez marquer les personnes (via leur adresse e-mail) dont vous souhaitez également voir le commentaire. Ils peuvent répondre et marquer le problème comme résolu une fois qu’il a été mis en œuvre.
Vous pouvez également ajouter des notes simples aux cellules si vous le souhaitez.
Les commentaires et les notes peuvent également être supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Pour ajouter un commentaire à une cellule , sélectionnez d’abord la cellule, puis faites un clic droit pour faire apparaître le menu des options. Sélectionnez « Insérer un commentaire », puis saisissez simplement votre commentaire.
Pour taguer quelqu’un dans votre commentaire , saisissez le signe plus (+) et son nom ou son adresse e-mail (vous verrez des options de saisie semi-automatique de vos contacts, vous n’aurez donc pas à saisir l’intégralité de l’adresse e-mail).
Vous remarquerez un petit triangle orange dans le coin supérieur droit de la cellule pour indiquer le commentaire. Le commentaire s’affichera lorsque vous survolerez cette cellule. Si vous cliquez sur la cellule, cela ajoutera également un ombrage orange à l’arrière-plan de la cellule.
Les commentaires peuvent être modifiés, supprimés, liés, répondus et résolus (le commentaire disparaît de la feuille et est archivé).
Vous pouvez accéder et contrôler tous les commentaires de votre feuille à partir du gros bouton Commentaires en haut à droite de l’écran, à côté du bouton bleu Partager.
(La première fois que vous taguez quelqu’un dans un commentaire, il vous sera demandé de partager la feuille avec lui. Voir plus à ce sujet ci-dessous.)
Vous pouvez également ajouter une note aux cellules de la même manière (recherchez-la dans le menu à côté de Insérer un commentaire). C’est comme une version épurée d’un commentaire, destiné à votre propre référence.
Partagez vos feuilles
(Si vous venez d’ajouter un commentaire et de taguer quelqu’un d’autre, comme indiqué ci-dessus, vous avez peut-être déjà effectué cette étape !)
Vous pouvez partager vos feuilles de calcul Google avec d’autres personnes. Comme il se trouve sur le cloud, ils peuvent accéder à votre feuille et voir la même feuille en direct dans laquelle vous vous trouvez.
En d’autres termes, si vous apportez des modifications, elles s’afficheront automatiquement et en temps quasi réel pour tous ceux qui consultent la feuille.
Plusieurs personnes peuvent consulter et travailler sur la même feuille.
Vous avez essentiellement trois options pour partager votre feuille avec :
Accès en lecture seule , afin que cette personne ne puisse modifier ou commenter aucune donnée
Accès aux commentaires uniquement , afin que cette personne puisse ajouter des commentaires sans apporter de modifications aux données de la feuille
Accès en modification , afin que cette personne puisse apporter des modifications à la feuille (y compris les commentaires)
Les options de partage se trouvent en cliquant sur le gros bouton bleu dans le coin supérieur droit, ce qui ouvrira les paramètres de partage :
Vous pouvez saisir le lien (l’URL) vers la feuille, choisir le paramètre de partage (afficher/commenter/modifier), puis partager ce lien avec les personnes que vous souhaitez voir la feuille. (1)
Ou, vous pouvez saisir directement l’adresse e-mail de quelqu’un, choisir le paramètre de partage (afficher/commenter/modifier), puis partager la feuille directement avec la personne. (2)
Si vous souhaitez revoir les paramètres de partage ou avoir encore plus de contrôle, cliquez sur les boutons Options avancées. (3)
La fenêtre Paramètres de partage avancés :
Ici tu peux:
> Saisissez le lien de partage (1)
> Vérifiez qui a accès (2)
> Modifiez les droits d’accès de toute personne répertoriée (3)
> Invitez de nouvelles personnes à accéder à la feuille (4)
> Modifiez les paramètres avancés du propriétaire, pour restreindre qui peut contrôler les paramètres de partage et les droits de visualisation/commentaire spécifiques (5)
> Valider lorsque vous avez terminé (6)
J’ai utilisé le lien des paramètres de partage pour partager le modèle de ce tutoriel avec vous !
Collaboration en temps réel
OK, vous avez donc partagé votre feuille avec quelqu’un. S’ils l’ouvrent pendant que vous travaillez encore dans la feuille, vous verrez leur curseur apparaître sur la cellule (ou la plage) qu’ils ont sélectionnée. Ce sera une couleur différente, par exemple le vert de votre bleu.
S’ils entrent des données ou suppriment des données, vous le verrez se produire en temps réel !
Dans ce cas, ma cellule active est la cellule entourée de bleu . Je vois quelqu’un d’autre, indiqué par la cellule entourée de vert , apparaître dans cette feuille et entrer des données dans quelques cellules avant de les supprimer.
5. Comment utiliser Google Sheets : techniques intermédiaires
Figer les volets
C’est l’une des astuces les plus utiles que vous puissiez apprendre dans Google Sheets, c’est pourquoi je vous recommande de l’apprendre aujourd’hui.
Tôt ou tard, vous travaillerez avec un tableau de données qui continue au-delà de la zone que vous voyez à l’écran (en ce moment, par exemple, je peux voir jusqu’à la ligne 26, mais cela dépend de la taille de votre écran et d’autres facteurs).
Lorsque vous faites défiler vers le bas pour regarder les données plus bas dans votre tableau, vous perdez les en-têtes de colonne en haut de votre écran et ne pouvez donc pas voir le contexte de vos colonnes.
Bien sûr, faire défiler de haut en bas pour voir quels sont les en-têtes de colonne n’a aucun sens. C’est un chemin sûr vers les erreurs de feuille de calcul et la folie !
Jetez un œil à ce tableau de données montrant les bâtiments les plus hauts du monde, qui s’étend sous le bas de ce que vous pouvez voir sur un seul écran dans Sheets. Le défilement entraîne la disparition de la ligne d’en-tête, vous ne savez donc plus quelles colonnes sont lesquelles :
Ce que vous devez faire est de geler les lignes d’en-tête.
Heureusement, c’est super facile.
Cliquez sur le numéro de ligne de la ligne contenant vos en-têtes de colonne (par exemple ligne 3), puis dans le menu, choisissez :
Affichage > Figer > Jusqu’à la ligne actuelle (3)
Maintenant, vos en-têtes resteront en place. Ah, c’est beaucoup mieux !
Vous pouvez faire la même chose avec les colonnes, si vous souhaitez figer les noms par exemple, afin de pouvoir faire défiler horizontalement de nombreuses colonnes de données.
Références relatives/absolues
C’est sans doute le concept le plus difficile à saisir dans ce tutoriel. Si vous le comprenez et pouvez l’appliquer, alors vous avez une très bonne compréhension du fonctionnement des feuilles de calcul et vous êtes sur la bonne voie pour devenir un utilisateur expérimenté.
Supposons que vous ayez des données dans la cellule A1 et que vous saisissiez la formule suivante dans la cellule B1 :
= A1
Cette formule récupérera toutes les données contenues dans la cellule A1 et les affichera dans la cellule B1.
Copiez maintenant la formule (Cmd + C sur un Mac ou Ctrl + C sur un PC) et collez-la (Cmd + V sur un Mac ou Ctrl + V sur un PC) ailleurs sur votre feuille, par exemple la cellule D5.
Rien ne s’affichera dans D5. En fait, vous vous demandez peut-être si votre copier-coller a fonctionné. Jetez un œil dans la barre de formule et vous devriez maintenant voir ceci :
= C5
La formule est là, mais elle pointe vers une cellule différente, pas A1, donc n’affiche pas les données de A1.
Mais il pointe toujours vers la cellule qui est UN À GAUCHE ET SUR LA MÊME LIGNE que la formule d’origine.
Ah ha ! Eurêka !
La formule s’est parfaitement copiée, gardant la même structure, pointant vers la cellule de gauche.
Cette propriété étonnante s’appelle une référence relative , ce qui signifie qu’elle est en relation avec la cellule où se trouve la formule (par exemple une à gauche).
C’est pourquoi vous pouvez faire glisser les formules vers le bas des colonnes et elles changeront automatiquement pour calculer avec les données de leur ligne.
C’est compris?
Maintenant, si vous voulez corriger votre formule (par exemple pour qu’elle pointe toujours vers la cellule A1), vous voudrez utiliser ce qu’on appelle Absolute Referencing .
Nous verrouillons la référence de cellule dans la formule, afin que Google Sheets sache qu’il ne faut pas déplacer la référence lorsque la formule est déplacée.
La syntaxe utilise un signe dollar, $, devant la référence de colonne et devant la référence de ligne pour les verrouiller respectivement, comme ceci :
= $A$1
Maintenant, où que vous copiez cette formule, la sortie pointera toujours vers la cellule A1 et vous renverra les données de la cellule A1.
Notez que vous pouvez simplement verrouiller la colonne ou simplement verrouiller la référence de ligne et laisser l’autre partie comme référence relative, mais cela dépasse le cadre de ce didacticiel.
Travailler avec des formules sur plusieurs feuilles
S’en tenir au sujet du référencement d’autres cellules pour le moment, comment procéder pour lier des données sur une autre feuille ?
Revenons une fois de plus à notre tableau d’adhésion de base au gymnase pour les auteurs célèbres décédés, dans la feuille 1, récupérons l’en-tête du tableau et imprimons-le dans la feuille 2 avec cette formule, entrée dans la cellule A1 de la feuille 2 :
= Sheet1!A1
Notez le point d’exclamation à la fin de la référence à Sheet1, c’est-à-dire Sheet1 !
Faisons maintenant une simple somme de données sur la feuille 1, mais montrons notre réponse sur la feuille 2.
Dans la cellule A3 de la feuille 2, saisissez la formule suivante :
= SUM( Sheet1!F4:F7 )
Cela renverra la somme de la plage de cellules F4 à F7 dans la feuille 1 et imprimera la réponse dans la feuille 2.
Mise en forme conditionnelle de base
La mise en forme conditionnelle est une technique puissante pour appliquer différents formats (par exemple, l’ombrage d’arrière-plan) aux cellules en fonction de certaines conditions.
Voyons un exemple de mise en forme conditionnelle, c’est-à-dire une mise en forme basée sur des conditions variables.
Par exemple, dans un modèle financier, vous pouvez afficher une croissance positive des actifs avec une couleur de police verte et un fond vert clair, tandis qu’une croissance négative peut être indiquée avec des lettres rouges sur un fond rouge clair. Cela donne un contexte supplémentaire à vos chiffres et les attributs pré-attentifs (les couleurs) aident à transmettre le message plus efficacement.
Prenez la copie brute du tableau des membres (appuyez sur Cmd + Z sur un Mac ou Ctrl + Z sur un PC pour revenir en arrière si vous en avez besoin), mettez en surbrillance la dernière colonne des frais d’adhésion, puis dans le menu :
Format > Mise en forme conditionnelle
Ici, vous pouvez choisir une règle, par exemple, des valeurs inférieures à 100 $ et les mettre en surbrillance en rouge :
Notez que la plage est affichée (1) , puis un menu déroulant pour choisir une règle (2) puis l’option de formatage (3) , qui est rouge par défaut dans ce cas, bien que vous puissiez personnaliser complètement si vous le souhaitez.
La puissance de la mise en forme conditionnelle est de mettre en évidence les données de manière dynamique. La mise en forme est basée sur une règle, donc si une autre valeur tombe en dessous du seuil (100 $ dans ce cas), elle déclenchera la règle de mise en forme et sera surlignée en rouge.
Le tri de vos données est une demande courante, par exemple pour afficher les transactions des revenus les plus élevés aux revenus les plus bas, ou les clients avec le plus grand nombre d’achats au moins. Ou pour afficher les fournisseurs par ordre alphabétique. Vous avez eu l’idée.
Trions donc le tableau des adhésions au gymnase des auteurs célèbres décédés, des membres les plus anciens aux membres les plus récents, c’est-à-dire que nous trierons notre tableau en fonction de la colonne de date.
Mettez en surbrillance l’ensemble du tableau, y compris la ligne d’en-tête. Puis depuis le menu :
Données > Trier la plage…
et assurez-vous de cocher l’option « Les données ont une ligne d’en-tête ». Ensuite, vous pouvez sélectionner la colonne que vous souhaitez trier et l’option de tri de A à Z ou de Z à A.
Cela trie à nouveau le tableau, en affichant les premiers membres en premier :
Filtrage des données
La prochaine étape après le tri de vos données consiste à les filtrer pour masquer les éléments que vous ne voulez pas voir. Ensuite, vous pouvez simplement regarder les données qui sont pertinentes pour le problème en question.
En reprenant les données des bâtiments les plus hauts du monde, appliquons un filtre pour n’afficher que les gratte-ciel construits avant les années 2000.
Cliquez quelque part dans le tableau de données (cliquez sur une cellule contenant des données dans le tableau), puis ajoutez les filtres à partir du menu :
Données > Filtre
ou en cliquant sur cette icône dans la barre de menu au-dessus de votre feuille :
Vous remarquerez un ombrage vert clair appliqué aux en-têtes de ligne et de colonne de votre tableau filtré, ainsi qu’une bordure verte autour de votre tableau. Plus important encore, vous aurez maintenant de petits boutons de filtre verts dans chacune de vos cellules d’en-tête.
Pour filtrer tous les bâtiments construits en 2000 ou après, cliquez sur le petit triangle vert à côté de l’en-tête de colonne Construit , pour faire apparaître le menu des filtres.
Vous remarquerez que vous pouvez sélectionner ou désélectionner manuellement les éléments à afficher. Créons une règle cette fois.
Dans la section « Filtrer par condition », choisissez « Inférieur à » et entrez 2000 dans la case de valeur :
Appuyez sur OK.
Ta-da !
Vous verrez un tableau réduit avec seulement 9 résultats. Les 9 gratte-ciel construits avant l’an 2000 :
Pour supprimer le filtre, cliquez à nouveau sur le bouton triangle vert (maintenant vert fixe) et sous « Filtrer par conditions », définissez la règle sur « Aucun ».
Il existe également une fonction FILTER native, grâce à laquelle vous pouvez filtrer vos données par formule.
Comme dernier exercice avec les données de construction les plus hautes, dessinons un graphique pour montrer les bâtiments construits par année, afin que nous puissions voir la tendance graphiquement.
Commençons par trier le tableau par année de construction , de la plus ancienne à la plus récente. Nous pouvons le faire en utilisant la fonction de tri qui est fournie dans le menu lorsque vous cliquez sur le triangle vert (du filtre).
Ensuite, mettez en surbrillance cette colonne unique appelée Construit et dans le menu :
Insertion > Graphique
Cela crée un graphique par défaut dans votre fenêtre et ouvre l’outil d’édition de graphique dans une barre latérale.
Ici, vous pouvez modifier votre plage de données et votre type de graphique, ainsi qu’une multitude d’options de mise en forme personnalisée du graphique (qui sont également généralement accessibles en cliquant sur les éléments directement dans le graphique).
Un graphique est désormais un objet dans votre feuille. Cliquez dessus pour le sélectionner afin qu’il soit entouré d’une bordure bleue. Vous pouvez le redimensionner et le faire glisser pour le déplacer, comme vous le feriez avec une image.
Utilisation de la fonction Explorer
Les robots arrivent !
Bientôt, nous n’aurons plus à créer nous-mêmes des formules ou des graphiques complexes. Nous demanderons simplement à notre feuille de le faire pour nous. Cela semble tiré par les cheveux ?
Eh bien, vous pouvez le faire maintenant ! L’avenir est ici.
(Bientôt, nous n’aurons plus du tout à ouvrir Google Sheets, nous taperons simplement, ou plus probablement parlerons, nos questions de données dans une console de tableau de bord, et les réponses apparaîtront, mais je m’égare.)
Google Sheets a une fonctionnalité appelée Explorer, alimentée par la sorcellerie Machine Learning/IA/Deep Learning/Neural Network, qui ingérera vos données, les analysera et vous montrera quelques réponses courantes (comme la SOMME, les COMPTES, etc. que nous avons vus jusqu’à présent ) et graphiques de base :
Voyons un exemple, en utilisant les données sur les bâtiments les plus hauts du monde. Mettez en surbrillance la colonne indiquant les années de construction de chaque gratte-ciel, puis cliquez sur le bouton Explorer (coin inférieur droit) pour obtenir ces informations :
52 bâtiments dans mon ensemble. La première tour de la liste a été construite en 1931 (le vénérable Empire State Building !) et la plus récente a été construite en 2017. La moyenne de toutes les années de construction est 2007.
Quelques points de données intéressants et utiles, sans avoir à faire un petit boulot !
J’ai mentionné les graphiques, alors voyons un exemple avec la colonne Hauteur (ft). Google Sheets Explore crée un histogramme pour nous, montrant la distribution des hauteurs de tour :
Nous obtenons également ce résumé intéressant et perspicace:
« Varie de 1 148 à 2 717, mais 80% des valeurs sont inférieures ou égales à 1 480. »
Ouah! En un coup d’œil, nous avons les hauteurs minimales et maximales, mais plus impressionnant, nous savons que 80 % mesurent moins de 1 480 pieds.
Toutes les « informations » ne sont pas utiles, et je n’utilise pas encore beaucoup cette fonctionnalité moi-même, mais cela montre un aperçu de la façon dont nous travaillerons tous avec Sheets à l’avenir.
Si vous ne craignez toujours pas que l’IA prenne le relais de votre travail (qu’il s’agisse d’un travail d’analyse de données ou d’autre chose) dans les 10 à 50 prochaines années, alors lisez cet article .
BONUS : RECHERCHEV
Aucun article « Comment utiliser Google Sheets » ne serait complet sans au moins un coup d’œil rapide sur la fonction RECHERCHEV .
Pourquoi?
Parce que c’est la fonction la plus connue. Dites à quiconque que vous travaillez avec des données et des feuilles de calcul et il vous demandera immédiatement : « Oui, mais savez-vous comment effectuer une RECHERCHEV ? »
C’est un bon indicateur des compétences en matière de tableur, même s’il existe en fin de compte de meilleures façons de travailler avec les données. C’est aussi une formule relativement avancée par rapport à ce que nous avons vu jusqu’à présent, donc si vous pouvez la comprendre, cela augure bien.
Que fait-il alors ?
Il est utilisé pour rechercher un terme et renvoyer des informations sur ce terme à partir d’une table différente.
Généralement, il est utilisé lorsque vous avez deux tables qui partagent un attribut commun (par exemple, un nom, un numéro d’identification ou un e-mail), mais sinon, stockent des informations différentes. Supposons que vous souhaitiez rassembler ces informations. Eh bien, vous le pouvez, et vous liez les informations via cet attribut commun.
Une table peut contenir des détails sur le nom et l’adresse d’un employé, et l’autre table peut avoir son nom et des détails sur son travail comme le titre et le salaire. Vous pouvez utiliser la fonction VLOOKUP pour rassembler ces bits de données dans une seule table.
En mots : vous sélectionnez un terme de recherche que vous recherchez dans la première colonne du tableau de recherche. Si vous le trouvez, vous renvoyez une information de la table de recherche qui se rapporte au terme de recherche (car il se trouve sur la même ligne). Le numéro de colonne fait référence à la colonne de la table de recherche à partir de laquelle vous renvoyez les données (1 étant la colonne dans laquelle vous avez effectué la recherche, ce nombre est donc généralement égal ou supérieur à 2).
Voyons un exemple, en ajoutant des adresses à la table d’adhésion au gymnase des auteurs célèbres décédés.
J’ai ajouté un deuxième tableau à la feuille 1, indiquant les adresses de nos auteurs célèbres décédés. Ce que j’aimerais faire, c’est ajouter ces données à la table de gymnastique d’origine.
Je veux le faire efficacement avec la formule VLOOKUP, plutôt que de les ajouter manuellement. Non seulement c’est beaucoup, beaucoup plus rapide avec des tables plus grandes (imaginez dix mille lignes de données), mais c’est aussi moins sujet aux erreurs.
Le tableau des adresses se trouve dans les colonnes I et J, avec les noms dans la colonne I et les adresses dans la colonne J.
Je vais donc rechercher mon nom d’auteur dans la colonne I et renvoyer l’adresse de la colonne J, et imprimer la sortie dans la cellule dans laquelle j’ai créé ma formule.
La formule est :
= VLOOKUP( C4, $I$3:$J$7, 2, FALSE )
Et voici ce qui se passe :
Je recherche le nom (1) dans le tableau de recherche (2) et renvoie les données de la colonne 2 du tableau de recherche (3) .
Je ne m’attends pas à ce que vous compreniez tout cela immédiatement (et il y a beaucoup plus dans cette formule que ce que j’ai montré ici), mais si vous l’essayez et persévérez, vous y arriverez et réaliserez que ce n’est en fait pas trop difficile.
(L’argument FALSE, le dernier élément d’information dans la formule VLOOKUP signifie que vous voulez faire une correspondance exacte. 99,9% du temps que vous utilisez un VLOOKUP, vous voudrez utiliser FALSE.)
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