Google Sheets est une application basée sur le cloud proposée par Google qui permet à ses utilisateurs de créer des feuilles de calcul de n’importe où. Il offre des fonctions similaires à Excel, tout en permettant aux utilisateurs de collaborer en temps réel, de n’importe où. Si vous êtes comme moi, un accro autoproclamé du tableur pro/Excel, vous avez probablement l’impression que l’apprentissage de Sheets est une perte de temps (indice : ce n’est pas le cas). Dans ce guide, nous allons passer en revue certaines des fonctionnalités les plus avancées de Google Sheets, afin que vous ayez une solide compréhension des tenants et des aboutissants de Sheets. Ici, nous supposons également que vous avez une bonne compréhension de Sheets, mais si vous ne pensez pas que vous le faites, ou si vous pourriez simplement utiliser une révision, consultez le super tutoriel de Zapier sur les bases de l’utilisation de Google Sheets. Voici ce que nous couvrirons :

Avantages de Google Sheets par rapport à Excel

À première vue, Google Sheets et Excel semblent assez similaires et, eh bien, ils le sont. Les deux sont des outils de feuille de calcul utilisés pour analyser les données. Par exemple, les directeurs des ventes peuvent analyser les performances des ventes, les propriétaires d’entreprise peuvent gérer les budgets et les analystes de données peuvent analyser de grands ensembles de données. Ces tâches semblent relativement simples et c’est à cela qu’Excel et Google Sheets sont destinés. Les deux outils vous permettent de saisir des données structurées (ou, dans certains cas, des données non structurées ), puis de les organiser, de les analyser et de les présenter efficacement. Bien qu’à la base, ces produits soient identiques, ils diffèrent sur quelques points clés. 

Prix

Le prix est un excellent point de départ, car c’est un avantage évident pour Google Sheets. Google Sheets est entièrement gratuit. (Cependant, l’accès entreprise à l’ensemble de G Suite coûte 6 $/mois par utilisateur si vous souhaitez utiliser Google Sheets en tandem avec ses autres applications.) Pendant ce temps, l’accès complet à Excel coûte 8,25 $/mois par utilisateur, bien qu’il existe un site Web. -version basée sur des fonctionnalités rétrogradées. La plupart des entreprises choisissent d’acheter Excel, mais pour les particuliers ou les petites entreprises, le prix peut être élevé. Si vous n’êtes pas un utilisateur particulièrement intensif de feuilles de calcul ou si vous n’avez pas besoin de certaines des fonctionnalités d’analyse et des outils de création de graphiques les plus complexes proposés par Excel, Google Sheets peut être la solution. ‍

Collaboration

Il s’agit d’un élément clé par lequel ces deux produits se différencient. Google Sheets est un logiciel de tableur basé sur le Web, tandis qu’Excel n’est pas basé sur le Web, et les différences sont exactement ce qu’elles ressemblent. Google Sheets est sur Internet, de sorte que plusieurs coéquipiers peuvent collaborer en temps réel. Le partage est également facile ; vous pouvez spécifier quels utilisateurs peuvent modifier/afficher la feuille de calcul, et même limiter la feuille de calcul aux utilisateurs de votre organisation. Si vous êtes un utilisateur inconditionnel d’Excel, vous pouvez toujours collaborer en utilisant la fonction de co-création sur Excel ou avec Sharepoint, mais il est beaucoup plus difficile à utiliser et limité à certaines versions d’Excel. Google Sheets est conçu pour la collaboration, alors qu’Excel a augmenté ses capacités de partage, la collaboration avec Google Sheets est tout simplement beaucoup plus facile.  ‍

Sécurité des fichiers

Nous avons tous renversé du café sur nos ordinateurs et, malheureusement, cela signifie généralement perdre tous nos fichiers. Étant donné que les fichiers Excel sont enregistrés localement, ils sont effacés lorsque votre ordinateur tombe en panne. Il existe des moyens de contourner cela, comme OneDrive , ou de vous envoyer le document à plusieurs reprises, mais ceux-ci sont manuels et les gens comme moi ont tendance à les oublier. Pendant ce temps, Google Sheets est basé sur le Web, les modifications sont donc enregistrées automatiquement et le document est toujours accessible via le cloud. De plus, nous avons tous eu des problèmes de contrôle de version exaspérants avec Excel, où quelqu’un enregistre la version #550 d’un fichier Excel, et quelqu’un d’autre modifie accidentellement la version #449 (si frustrant !!). Ce problème ne se produit pas avec Google Sheets en raison du suivi des modifications de documents et de l’avantage de la collaboration en temps réel.

‍ Modules complémentaires

Les modules complémentaires sont le dernier avantage de Google Sheets par rapport à Excel dont nous parlerons dans cette section. Google Sheets vous donne accès à des centaines de modules complémentaires, qui constituent un outil puissant pour automatiser le travail et ajouter de la complexité analytique. En voici quelques-uns que nous mettrons en évidence :

1. Import.io importe des données de sites Web externes dans des feuilles. Vous pouvez prendre des données structurées (par exemple, tout ce qui est répertorié dans des tableaux ou des listes) et les transformer en une feuille de calcul. Vous recevez jusqu’à 10 000 requêtes par mois, avant de convertir en abonnement payant.
2. Blockspring se connecte aux API Web pour importer et analyser des données. C’est un peu unidimensionnel, mais fonctionne bien avec une variété de sites Web.
3. Knoema DataFinder peut extraire une variété de données directement à partir de sources gouvernementales et industrielles en ligne et les agréger dans des graphiques sur votre feuille de calcul.
4. autoCrat crée automatiquement des PDF élégants. autoCrat extrait les données spécifiées de votre feuille et crée des modèles personnalisés à partir des données, qui peuvent ensuite être envoyés sous forme de documents finis.
5. Google Analytics est l’une des principales raisons pour lesquelles Google Sheets est unique. il peut tirer parti de la puissance de l’écosystème de Google. Google Analytics est idéal pour les spécialistes du marketing pour surveiller le succès des campagnes, et le module complémentaire pour Google Sheets permet de traduire ces données dans une feuille de calcul.

Pour des modules complémentaires plus utiles et de l’aide pour les installer, je consulterais l’excellent article de blog de Zapier sur la suralimentation de votre feuille de calcul. Vous pouvez également consulter le GSuite Marketplace pour plus de modules complémentaires qui fonctionnent avec une variété de produits Google. Pour une comparaison plus approfondie entre Excel et Google Sheets, consultez notre guide sur les bases des feuilles de calcul.

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Extraction des données du site Web dans Google Sheets

Explorons maintenant l’extraction de données Web dans Google Sheets. C’est encore un autre avantage de Google Sheets par rapport à Excel. Internet contient de grandes quantités de données et Google Sheets, en conjonction avec d’autres services et stratégies, facilite l’extraction et l’organisation de ces données. Vous pouvez toujours utiliser des API pour configurer cela par vous-même, et vous pouvez consulter notre didacticiel sur la création d’API pour comprendre cela, mais il existe également quelques autres méthodes intéressantes, notamment des intégrations et des formules, qui peuvent vous faciliter la tâche. Nous avons également passé en revue quelques excellents modules complémentaires dans la section précédente qui peuvent également rendre cela très facile. 

ImporterXML

C’est là que nous allons commencer car cela simplifie le grattage des données si vous avez de l’expérience avec le codage en HTML/XML. (Si vous ne le faites pas, vous pouvez toujours en savoir plus ou utiliser les autres outils que nous aborderons plus loin dans cette section.) Avec importXML, vous pouvez importer des données structurées à partir de n’importe quelle page dans votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez importer des adresses e-mail à partir d’un site Web ou des cours boursiers à partir de n’importe quel site Web. Tant que les données sont un champ XML, vous êtes prêt à partir. C’était une description assez brève de toutes les choses merveilleuses que fait ImportXML, donc si vous voulez en savoir plus, vous pouvez également consulter un excellent guide de Zapier . ‍

Importer des données

ImportData est également une excellente fonction assez similaire à ImportXML. Au lieu de champs XML, ImportData extraira les données du contenu .csv ou .tsv enregistré sur la page d’un site Web. À un niveau élevé, .csv et .tsv ne sont que des moyens de stocker des données textuelles avec des enregistrements séparés par une virgule ou une tabulation. Nous n’entrerons pas dans les différences complexes entre les deux, mais vous pouvez en apprendre plus à leur sujet ici . Visuellement, ils ressemblent à une feuille de calcul Excel ou Google Sheets. Ce sont également des moyens fréquents de stocker des données, donc cette formule peut certainement être utile. Si vous voulez aller plus en profondeur sur ImportData, je lis le tutoriel de HowToGeek sur la façon de l’utiliser. ‍

Plage d’importation

ImportRange est utile si vous souhaitez importer des données à partir d’une autre feuille de calcul. Trouvez simplement l’URL de la feuille de calcul à partir de laquelle vous souhaitez extraire des données, spécifiez la plage et ImportRange extraira les données dans votre feuille de calcul. Je laisserai les gens de Google vous apprendre si vous souhaitez en savoir plus.

Regexextrait

Il s’agit d’une formule permettant d’isoler certaines données de longues chaînes de mots. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour isoler une adresse e-mail ou une URL d’un paragraphe. Vous pouvez également l’utiliser pour extraire un chemin ou un domaine racine d’une URL. Contrairement aux formules précédentes, les données que vous recherchez peuvent être masquées dans un bloc de texte et Regexextract peut toujours les isoler pour vous. Nous n’entrerons pas dans les détails de son utilisation, mais vous pouvez consulter cet article de Distilled si vous recherchez une introduction assez basique. Sinon, vous pouvez utiliser le guide général du CIFL sur les outils Google Sheets pour les spécialistes du marketing pour une plongée plus approfondie. ‍

Intégrations

Les intégrations sont la fonctionnalité finale et la plus puissante de Google Sheets que nous couvrirons. Les intégrations sont similaires aux modules complémentaires, sauf que la différence est que l’application des intégrations est un peu plus difficile, car les intégrations concernent des applications non répertoriées sur le marché GSuite et ne peuvent donc pas se connecter directement à Google Sheets. Cependant, le concept est exactement le même que celui des add-ons ; connectez différentes applications à Google Sheets pour augmenter la productivité et automatiser les tâches manuelles. Si vous ne souhaitez pas utiliser un service externe, le mieux que vous puissiez faire est d’utiliser une API, que nous abordons dans un autre tutoriel . Sinon, utilisez simplement Zapier ! Je sais que nous les mentionnons beaucoup, mais le principal secteur d’activité de Zapier est de créer de très bonnes API. 

Il s’agit d’une description assez simple des subtilités de l’extraction de données pour les feuilles, nous voulions donc également fournir quelques sources d’informations complémentaires. Surtout sur le front de la formule, CIFL a un excellent article sur le sujet. Zapier est si vous recherchez des ressources supplémentaires pour gérer votre feuille de calcul. 

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Formules avancées pour interpréter vos données

Maintenant que vous avez toutes ces données, eh bien, que faites-vous ? En supposant que vous ayez une base solide dans Excel/Google Sheets, nous allons passer en revue quelques formules Google Sheets qui peuvent faire une grande différence dans votre analyse de données. Quelques-unes de ces formules que nous avons parcourues dans notre didacticiel sur les feuilles de calcul sont utiles à la fois pour Excel et Google Sheets. Nous n’aborderons donc que quelques formules. Il existe littéralement des centaines de formules utiles, donc je consulterais cet article Hubspot si vous souhaitez approfondir. 

Instructions SI

Les instructions IF sont l’une des fonctions les plus élémentaires de l’univers des feuilles de calcul, mais elles sont également essentielles pour obtenir un travail significatif dans Google Sheets. Une instruction IF est un test logique simple pour savoir si quelque chose est vrai ou non, une action se produisant en fonction de la validité de l’instruction. Les instructions IF sont les plus cruciales lorsque vous souhaitez qualifier différentes données à utiliser. Par exemple, une utilisation simple d’une déclaration IF serait que si vos dépenses sont supérieures à votre budget, vous êtes en dépassement de budget. Sic’est moins que votre budget, vous êtes sous-budgété. Bien sûr, il existe des utilisations beaucoup plus complexes de cette fonction et vous pouvez également l’utiliser en tandem avec d’autres fonctions de Google Sheets. Les fonctions AND et OR forment de grandes paires avec une instruction IF. Vous pouvez également utiliser une instruction IF dans une autre instruction IF (un double IF !). Il y a beaucoup d’utilisations et vous pouvez en voir plus ici . 

Recherche V et correspondance d’index

Vlookup & Index Match sont deux options similaires dans Google Sheets pour rechercher des données spécifiques sur plusieurs feuilles ou une grande collection de données. Par exemple, si vous êtes un banquier hypothécaire, vous pouvez avoir une liste de différents prospects avec différentes caractéristiques attachées à chaque prospect. Si vous pensez que ce mois-ci, les personnes d’un certain quartier de votre ville sont plus susceptibles de répondre, vous pouvez utiliser une fonction Vlookup ou Index Match pour extraire des informations uniquement pour ces personnes. Ces formules deviennent vraiment utiles lorsque vous avez affaire à des centaines, voire des milliers d’entrées dans votre table de données. La formule demande un certain temps d’adaptation. Pour un mode d’emploi plus détaillé, voir ici . 

Mettre en doute

C’est une autre façon pour Google Sheets de se séparer d’Excel. Bien qu’Excel dispose de cette fonctionnalité, il est difficile à utiliser et vous feriez probablement mieux de vous en tenir à Google Sheets. Query est utile car il combine le filtrage des données avec certaines des fonctions que vous utilisez souvent, comme SOMME et MOYENNE. Vous entrez la plage de données que vous analysez, ainsi qu’une chaîne de requête qui spécifie ce que vous recherchez. La fonctionnalité de Query est difficile à comprendre à partir d’un court paragraphe, mais Query peut remplacer la plupart des aspects d’un tableau croisé dynamique (ce dont nous parlerons plus tard). Certaines personnes pensent que c’est la formule la plus utile sur Internet, c’est donc une astuce très utile à connaître. 

Visualisation des données – Tableaux croisés dynamiques et graphiques 

Le dernier aspect d’une excellente feuille de calcul Google est une bonne présentation. Toutes ces fonctionnalités sont disponibles sur Excel, vous pouvez donc trouver un meilleur didacticiel dans notre présentation générale des feuilles de calcul, mais nous passerons en revue quelques idées clés. 

Graphiques

Les graphiques sont un endroit assez évident pour commencer. Mettez simplement en surbrillance vos données, cliquez sur insérer, puis cliquez sur « graphique ». Cela vous mènera à une variété d’options de graphique différentes. Excel est probablement un meilleur service pour la création de graphiques, mais, dans la grande majorité des cas, Google Sheets vous servira bien. La description ci-dessus est très simple, mais vous pouvez toujours aller plus en profondeur . 

Tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques sont également essentiels pour utiliser efficacement Google Sheets. Les tableaux croisés dynamiques sont idéaux pour analyser de grandes quantités de données en isolant les lignes et les colonnes importantes. Vous pouvez faire à peu près la même chose avec les formules, mais les formules prennent plus de temps à écrire et les tableaux croisés dynamiques peuvent être rapidement optimisés pour isoler différentes zones des données. Pour en créer un, cliquez simplement sur une cellule de votre tableau de données, accédez aux données, puis cliquez sur « Tableau croisé dynamique ». Google Sheets vous proposera quelques options ou vous pourrez personnaliser votre propre tableau. Il y a beaucoup d’écriture sur les tableaux croisés dynamiques, car ils sont essentiels pour devenir un utilisateur expérimenté de feuilles de calcul. 

Autres ressources utiles

Il s’agissait d’un bref aperçu de certaines des fonctionnalités avancées offertes par Google Sheets. Il existe une tonne de ressources pour vous aider dans votre cheminement pour devenir une utilisation de puissance de feuille de calcul. Voici quelques-uns de nos choix favoris:

Modèles :

1. CRM
2. Commercialisation 
3. Budgétisation 
4. Formules 
5. Meilleurs modèles Hubspot 
6. Place de marché des modèles G Suite 
7. Création de modèles