automatisations Zapier

Nos 10 automatisations Zapier préférées pour la gestion de projets et de tâches

Pour vous aider à maîtriser votre liste de tâches, nous avons sélectionné certains de nos Zaps préférés pour la gestion de projets et de tâches.

La gestion de projet a toujours été une compétence essentielle dans la gestion d’une entreprise. Mais maintenant, avec les structures de travail à distance ajoutées au mélange, aligner votre équipe sur ce qui doit être fait, par qui et quand, n’a jamais été aussi important.

Chacune de ces idées simplifiera un aspect unique de votre rôle, vous faisant gagner du temps, de l’argent et de nombreux maux de tête.

Commençons!

 

 

1. Transformez vos notes et e-mails en tâches ✍️

Tout au long de la journée, vous envoyez et recevez probablement des e-mails liés d’une manière ou d’une autre à une tâche que vous devez accomplir ou à une chose dont vous devez vous souvenir. Vous pouvez également avoir un bloc-notes (physique ou numérique) dans lequel vous notez également des idées. Mais plus votre boîte de réception est chargée, plus vos notes se remplissent, plus il devient difficile de rester organisé.

Heureusement, Zapier propose de nombreuses façons d’ automatiser le processus de transformation des notes en tâches . Vous pouvez connecter des services de messagerie tels que Gmail et des applications de notes telles qu’Evernote à des applications de tâches telles que Trello , Wrike et Todoist . Ce faisant, vous vous assurerez de ne jamais oublier la prochaine chose sur votre liste de tâches.

Comment transformer vos notes en tâches avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Evernote à Trello
  2. Créez un bloc-notes dans Evernote qui sera lié à Trello
  3. Configurez votre Zap pour qu’il se déclenche chaque fois que vous ajoutez un élément à ce carnet Evernote
  4. Copiez le nouveau contenu dans Evernote sur une carte dans Trello

2. Partagez des notes, des tâches et des mises à jour avec votre équipe 🗣️

Lorsque votre équipe travaille à domicile, il peut être difficile de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Des applications comme Slack aident, mais seulement si et quand les gens y participent. Alors, naturellement, les gens dérivent dans leurs bulles et perdent le contact avec l’actualité de leur équipe.

Ici, Zapier peut à nouveau aider. Vous serez heureux de constater que de nombreuses applications que vous utilisez pour suivre les devoirs, les notes et les mises à jour sont intégrées à Zapier. Cela signifie que vous pouvez créer des Zaps qui envoient un e-mail aux membres de l’équipe lorsqu’une tâche est terminée, envoyer des messages Slack lorsque vous mettez à jour vos notes et tenir votre équipe informée de ce qu’on attend d’eux.

Comment mettre à jour votre équipe via Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Airtable à Slack
  2. Configurez votre Zap pour qu’il s’exécute chaque fois que vous créez un nouvel enregistrement dans Airtable
  3. Demandez à votre Zap d’envoyer un message au membre de l’équipe assigné dans Slack

3. Suivez votre temps automatiquement ⏰

Le suivi du temps est essentiel dans de nombreux modèles commerciaux. C’est ainsi que vous vous assurez que vous facturez le montant approprié, mais cela vous aide également à comprendre  se passe votre journée et comment vous pouvez être plus efficace.

Pour éviter le processus fastidieux d’ajout manuel de votre temps, vous pouvez créer un Zap qui suit automatiquement votre temps lorsque vous commencez et arrêtez de travailler. Des services tels que Toggl et RescueTime peuvent être intégrés à Trello et Google Sheets pour créer un enregistrement en temps réel de votre travail.

Comment suivre votre temps avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Toggl à Google Sheets
  2. Faites exécuter votre Zap chaque fois qu’une nouvelle entrée de temps est ajoutée à Toggl
  3. Copiez cette entrée de temps dans une feuille de calcul dédiée dans Google Sheets

4. Gérez vos clients sur toutes les plateformes 💫

Si vous êtes passé au travail à distance au cours de la dernière année, vous avez probablement remarqué que vous dépendez plus que jamais des applications. Et tandis que ces applications rendent la vie plus pratique, la multitude d’applications peut conduire à des données disjointes.

Cela est particulièrement vrai lorsque vous essayez de suivre les clients, dont les informations, le statut et les demandes peuvent se perdre dans le bruit. Pour atténuer cela, vous pouvez synchroniser les informations entre les applications à l’aide d’un Zap ou même stocker ces informations dans une feuille de calcul centrale.

Comment gérer vos clients avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Freshsales à HubSpot
  2. Faites exécuter votre Zap chaque fois que vous obtenez un nouveau prospect dans Freshsales
  3. Créer une fiche de contact dans HubSpot pour le nouveau lead Freshsales

5. Combinez votre suivi des problèmes et votre gestion de projet 🖇️

Rechercher des affectations, créer un emploi du temps et résoudre les problèmes. Ces activités critiques pour l’entreprise entravent trop souvent un travail plus significatif (et agréable !).

Pour commencer à réduire votre charge de travail, vous pouvez utiliser Zapier pour combiner votre suivi des problèmes et votre gestion de projet. Plutôt que de passer de l’un à l’autre, en essayant de donner un sens à ce qui vous attend, vous pouvez convertir automatiquement les problèmes d’un service de suivi des problèmes comme Jira en tâches dans Airtable ou Trello.

Comment rationaliser le suivi de vos problèmes dans Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Jira Service Desk à Trello
  2. Configurez votre Zap pour qu’il s’exécute chaque fois que vous recevez une nouvelle demande dans Jira
  3. Attribuez la nouvelle demande Jira à une carte et à un membre de l’équipe dans Trello

6. Boostez votre collaboration à distance 🙌

Le travail à distance peut amener le personnel à perdre le contact avec les affaires courantes de votre entreprise, mais il peut également affecter la capacité de votre équipe à travailler ensemble . Et chaque manager sait que les meilleurs résultats se produisent lorsque votre équipe est en harmonie.

Zapier permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble sans jamais avoir besoin de communiquer. Ceci est réalisé grâce à des Zaps qui connectent des applications, des fichiers et des communications qui sont traditionnellement séparés. Une tâche est terminée ici, notifiant un membre de l’équipe là-bas, de sorte qu’une note peut être laissée ici, qui est automatiquement stockée dans un fichier là-bas.

Comment booster votre collaboration à distance avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Evernote à Airtable
  2. Configurez votre Zap pour qu’il s’exécute chaque fois que vous ajoutez du nouveau contenu à un carnet dans Evernote
  3. Copiez le nouveau contenu dans Evernote dans un nouvel enregistrement dans Airtable
  4. Ajouter une étape qui se connecte à Slack
  5. Demandez à Slack d’envoyer un message au membre de l’équipe Airtable affecté pour l’informer du nouvel enregistrement

7. Générez des rapports de gestion de projet 📒

Le principal argument de vente de l’automatisation est sa capacité à réduire le travail ennuyeux et subalterne. Ainsi, le fait que des outils comme Zapier puissent être utilisés pour générer automatiquement des rapports de gestion de projet mérite d’être souligné.

Pour augmenter votre efficacité tout en recevant des informations clés sur vos performances, vous pouvez créer des Zaps qui génèrent des rapports à partir d’applications telles que Airtable, Trello et Asana . Vous pouvez extraire des informations de ces applications, les organiser et les étiqueter dans Zapier, puis les stocker sous la forme de votre choix. Ce formulaire peut ensuite vous être envoyé par e-mail pour examen, chaque fois que vous en avez le temps.

Comment utiliser Zapier pour créer des rapports :

  1. Connectez Airtable à Digest by Zapier dans un nouveau Zap
  2. Faites exécuter votre Zap chaque fois qu’un nouvel enregistrement est ajouté à Airtable
  3. Ajoutez ces données à une entrée dans Digest, en collectant tous les nouveaux enregistrements et les informations associées sur une période spécifiée
  4. Ajouter une étape qui connecte Gmail
  5. Demandez à Gmail de vous envoyer par e-mail une copie de l’entrée Digest aussi souvent que vous le souhaitez (chaque jour, semaine, mois, etc.)

8. Archivez vos projets terminés (au cas où) 🏷️

Les chefs de projet de longue date savent qu’un projet n’est jamais terminé, même une fois qu’il est terminé. Les clients, les superviseurs et même votre futur vous-même pourraient avoir besoin de retrouver une vieille note ou de classer des mois ou des années plus tard. Et la dernière chose que vous voulez est de réaliser que les données dont vous avez besoin ont été supprimées.

Pour enregistrer les données du projet, vous pouvez associer une application de gestion de projet (comme Trello) à une application de prise de notes (comme OneNote ) pour enregistrer vos projets et tâches au fur et à mesure de leur création. De cette façon, si quelque chose est supprimé accidentellement ou intentionnellement, vous avez toujours un point de référence.

Comment archiver vos projets avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Trello à OneNote
  2. Chaque fois qu’une nouvelle carte est ajoutée à Trello, configurez ce Zap pour qu’il s’exécute
  3. Copiez le contenu de la nouvelle carte Trello dans une note spécifique dans OneNote

9. Synchronisez les fichiers sur votre stockage cloud ☁️

Le stockage en nuage fonctionne parfaitement en théorie. Mais en pratique, c’est souvent un peu plus délicat. Selon vos préférences, vous utilisez probablement une application de stockage cloud spécifique ou une configuration d’applications. Et la probabilité que vos clients utilisent tous la même configuration est mince, voire nulle.

Vous pouvez vous assurer que les fichiers sont disponibles pour tout le monde, quel que soit le service cloud sur lequel ils sont téléchargés, sans avoir à les déplacer manuellement. Pour ce faire, utilisez Zapier pour connecter votre stockage cloud existant au service de stockage cloud utilisé par divers clients. Vous pouvez ensuite les configurer pour copier de nouveaux fichiers sur votre stockage, et voilà ! Tout le monde peut s’en tenir à sa plate-forme préférée, et vous n’avez pas à tout déplacer à la main.

Comment synchroniser des fichiers cloud avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte Google Drive à Dropbox
  2. Configurez votre Zap pour qu’il s’exécute chaque fois qu’un nouveau fichier est ajouté à Google Drive
  3. Copiez le nouveau fichier dans Dropbox

Vous pouvez créer un autre Zap qui fait l’inverse (copie les nouveaux fichiers Dropbox sur Google Drive). Assurez-vous simplement que si ces deux Zaps s’exécutent simultanément, ils ne finissent pas par copier le même fichier l’un sur l’autre encore et encore. Vous pouvez éviter cela avec un filtre « si ».

10. Organisez vos dossiers pour les fichiers clients 📂

Enfin, une idée utile pour un Zap est de générer automatiquement des dossiers dans votre service cloud chaque fois que vous obtenez un nouveau client. Cela améliore votre organisation et vous fait gagner du temps. Pour ce faire, connectez simplement une application comme HubSpot à une application comme Google Drive.

Comment organiser vos dossiers avec Zapier :

  1. Créer un Zap qui connecte HubSpot à Dropbox
  2. Exécutez votre Zap chaque fois que vous obtenez un nouveau contact dans HubSpot
  3. Créez un nouveau dossier Dropbox nommé d’après le nouveau contact
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