Efficacité d’Excel : 10 conseils pour augmenter la productivité dans Excel
1. Raccourcis
Commençons par les raccourcis clavier. C’est l’un des meilleurs investissements en temps que vous puissiez faire pour approfondir vos compétences en matière de tableur. Il s’agit de réduire votre dépendance à l’égard de la souris et d’exploiter à la place l’incroyable efficacité de la navigation dans les feuilles de calcul à partir du clavier.
Essayez ceux-ci pour commencer :
Déplacez-vous rapidement dans vos plages de données en maintenant la touche Ctrl (ou la touche Cmd sur un Mac) et les touches fléchées gauche ou droite ou haut ou bas enfoncées. Maintenez enfoncées la touche Ctrl (ou Cmd) et la touche Maj avec votre main gauche et les touches fléchées gauche ou droite ou haut ou bas.
Déplacez-vous rapidement entre vos feuilles de calcul en maintenant la touche Ctrl enfoncée et Page Up ou Page Down.
Basculez entre les références de cellule absolues et relatives à l’aide de F4.
Accédez rapidement à une cellule pour en modifier le contenu en appuyant sur la touche F2.
Mettez en surbrillance une ligne entière en maintenant la touche Maj enfoncée et en appuyant sur la barre d’espace. De même, mettez en surbrillance une colonne entière en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en appuyant sur la barre d’espace.
Pour en savoir plus, consultez les documents Microsoft Excel officiels pour Windows ou Mac .
2. Peintre de format
Il est probable que vous souhaitiez réappliquer les options de format encore et encore dans vos feuilles de calcul, par exemple lorsque vous préparez des rapports qui doivent être cohérents. Il y a un moyen lent et un moyen rapide de le faire. La méthode lente consiste simplement à répéter vos étapes à chaque fois, en sélectionnant les polices, les tailles, les ombrages, les bordures, etc. pour correspondre.
Le moyen le plus rapide, bien meilleur, consiste à utiliser l’outil Format Painter et il est vraiment facile à utiliser. Mettez simplement en surbrillance la plage de cellules dont vous souhaitez reproduire le format ailleurs, puis cliquez sur le bouton Format du pinceau dans l’onglet du ruban Accueil. Cliquez ensuite sur les cellules où vous souhaitez appliquer la mise en forme :
Conseil de pro : si vous double-cliquez sur l’outil de peinture lorsque vous le sélectionnez, il restera disponible afin que vous puissiez le réutiliser jusqu’à ce que vous l’annuliez.
3. Utilisez les fonctions de la barre d’état
Vous pouvez configurer la barre d’état, le long de la base de votre classeur, pour afficher des mesures clés sur la plage de données que vous mettez en surbrillance. Si vous voulez vérifier rapidement la somme, min, max, moyenne d’une plage de données, c’est une astuce très pratique.
Configurez votre barre d’état en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en ajoutant les statistiques qui vous intéressent, comme ceci :
4. Créez efficacement des en-têtes de colonne
Commencez par mettre en surbrillance toute la plage où vous souhaitez insérer les en-têtes de colonne. Tapez le premier en-tête de colonne dans la première cellule et appuyez sur Entrée. Le curseur sautera latéralement vers la cellule adjacente, et non vers le bas, où vous pourrez entrer votre prochain en-tête de colonne.
Si vous vous retrouvez souvent à le faire, vous pouvez toujours modifier le paramètre afin que le fait d’appuyer sur Entrée déplace le curseur vers la droite plutôt que vers le bas. Faites cela en allant dans le menu Excel :
Préférences > Modifier > Après avoir appuyé sur Retour, déplacer la sélection : > Droite
5. Astuces lors de l’utilisation de formules
Utilisez la touche de tabulation pour sélectionner automatiquement les formules et évitez de les saisir en entier.
Lorsque vous commencez à taper une formule, vous verrez une liste d’options possibles affichées par Excel. Utilisez les touches fléchées Haut et Bas pour sélectionner la formule que vous recherchez et appuyez sur la touche Tab pour sélectionner :
Voici un moyen rapide d’évaluer vos formules, utile pour le débogage lorsqu’elles donnent des réponses inattendues :
Sélectionnez la cellule avec votre formule.
Appuyez sur F2.
Mettez en surbrillance la partie spécifique de la formule à l’aide de Maj + Flèche gauche ou dans la barre de formule.
Appuyez sur F9 pour afficher le résultat de la formule.
Appuyez sur Échap pour conserver la formule ou sur Entrée pour conserver la valeur.
6. Utilisez des listes personnalisées
Excel a des listes de données génériques intégrées (par exemple Jan, Feb, Mar, Apr,…) auxquelles vous pouvez accéder en faisant glisser vers le bas l’une des valeurs (par exemple Jan) pour compléter automatiquement avec la liste.
Essayez de taper « Jan » dans la cellule A1, en saisissant la poignée en bas à droite de la cellule et en faisant glisser vers le bas. Vous obtiendrez « Feb », « Mar », « Apr » etc. dans les cellules A2, A3, A4, etc.
Eh bien, vous pouvez également ajouter vos propres listes personnalisées. Donc, disons par exemple que vous voulez faire référence aux 5 mêmes villes à plusieurs reprises dans votre feuille de calcul, puis ajoutez une liste personnalisée pour vous faire gagner du temps.
Accédez à Excel > Préférences > Listes personnalisées.
Tapez vos nouvelles entrées dans le volet de gauche.
Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter la nouvelle liste personnalisée.
De retour dans votre feuille de calcul, tapez une entrée de votre liste (par exemple Londres), puis faites glisser vers le bas avec la poignée d’angle pour remplir les cellules avec vos nouvelles valeurs de liste personnalisées.
7. Plages nommées utilisées
Vous arrive-t-il de vous référer encore et encore à la même plage de cellules ? Par exemple, vous vous référez sans cesse à la même table dans une formule de recherche. Eh bien, vous pouvez nommer cette plage, puis vous y référer par ce nom, ce qui vous évite d’avoir à rechercher et à mettre en surbrillance la plage à chaque fois.
Pour créer une plage nommée :
Mettez en valeur votre gamme.
Dans la zone de nom de l’onglet Formule, affiché en rouge dans l’image ci-dessous, saisissez le nom de votre plage :
Maintenant, lorsque vous voulez vous référer à cette table, vous pouvez simplement taper son nom plutôt que d’avoir à mettre en surbrillance toutes ces références de cellule à nouveau, par exemple dans l’exemple ci-dessus, j’ai appelé la table values_table et je m’y référerais ainsi :
=VLOOKUP(E11,values_table,2,FALSE)
8. Utilisez la fonction GoTo pour trouver toutes les cellules vides
La fonctionnalité GoTo est un moyen très pratique de rechercher des éléments dans de grandes plages de données, par exemple en trouvant des cellules vides auxquelles il manque des données, que vous devez remplir.
Mettez en valeur votre gamme.
Allez dans le menu : Edition > Rechercher > Aller à…
Cliquez sur Spécial.
Sélectionnez ensuite Vides.
Maintenant que vous les avez tous mis en surbrillance, vous pouvez travailler avec toute cette plage non contiguë à la fois, par exemple en les surlignant tous en jaune pour les identifier, puis en insérant des valeurs.
9. Utilisez des tableaux Excel
Les tableaux Excel sont une fonctionnalité puissante qui peut accélérer la saisie des données, le formatage, le calcul et bien, à peu près tout ce que vous devez faire avec un tableau de données. Il s’agit essentiellement d’un moyen de dire à Excel qu’une plage de données est liée et de la traiter comme telle.
Travailler avec des tableaux Excel est vraiment simple. Par exemple, lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne ou colonne de données, Excel la formatera automatiquement pour vous. Les tableaux Excel sont livrés avec des options de tri et de filtrage déjà intégrées. Si vous ajoutez un calcul, Excel remplira toute la colonne pour vous.
Pour configurer un tableau Excel :
Mettez en surbrillance la plage de données que vous souhaitez transformer en tableau.
Allez dans le menu Insertion > Tableau.
Sélectionnez l’option Mon tableau a des en-têtes si nécessaire.
Excel ajoutera un onglet Tableau à votre ruban, où vous pourrez accéder aux fonctionnalités et aux options de mise en forme.
Vous pouvez désormais faire référence aux plages de votre tableau par leur nom, ce qui accélère à nouveau votre flux de travail, par exemple :
=average(Table1[Age])
10. Enregistrez des macros personnalisées pour les opérations répétées
Les macros sont de petits programmes personnalisés dans Excel que vous pouvez utiliser pour créer des fonctionnalités sur mesure et enregistrer des processus courants afin qu’ils puissent être facilement reproduits.
Il s’agit d’un sujet Excel plus avancé, alors explorons simplement un exemple en action. Comme le montrent les images suivantes, j’ai un tableau simple de données que je formate et auquel j’ajoute une nouvelle colonne calculée. Cependant, comme j’ai enregistré toutes ces étapes sous forme de macro, je peux maintenant répéter ces étapes d’un simple clic de souris.
Pour ce faire, vous devez d’abord ajouter l’onglet Développeur à votre ruban (allez dans Préférences Excel. Cliquez sur Populaire, puis cochez la case Afficher l’onglet Développeur dans le ruban.
