airtable

Qu’est-ce qu’Airtable ?

Et pourquoi vous devriez arrêter d’utiliser des feuilles de calcul comme bases de données improvisées

Par Kim Kadiyala · 24 août 2020
Une image de héros pour les astuces de l'application Airtable avec le logo Airtable sur fond rouge

Vous pouvez, techniquement, utiliser un couteau à beurre pour couper des carottes fraîches. Cela ne signifie pas que c’est le meilleur outil pour le travail. Les gens ont tendance à utiliser les feuilles de calcul de la même manière, se contentant d’un outil qui fonctionne quand une base de données serait meilleure.

Pourquoi les gens évitent-ils d’utiliser les bases de données ? Parce qu’ils peuvent être difficiles à utiliser et nécessitent souvent des compétences en script SQL. C’est là qu’Airtable entre en jeu.

Airtable est une plateforme en ligne facile à utiliser pour créer et partager des bases de données relationnelles. L’interface utilisateur est simple, colorée, conviviale et permet à quiconque de créer une base de données en quelques minutes. Vous pouvez stocker, organiser et collaborer sur des informations sur n’importe quoi, comme les répertoires d’employés, les inventaires de produits et même la recherche d’appartements. Vous n’avez même pas besoin d’apprendre ce que signifie SQL, sans parler des scripts.

Table à air

Airtable réinvente la base de données avec une interface conviviale

Base de données vs tableur

Alors, quelle est la différence entre une feuille de calcul et une base de données ? À première vue, les bases de données ressemblent beaucoup à des feuilles de calcul, avec des pages de grilles et d’onglets. Vous organisez les données en lignes et en colonnes comme dans une feuille de calcul.

C’est là que s’arrêtent les similitudes. Dans une feuille de calcul, vous utiliserez des fonctions telles =SUM(A1:A5)que calculer des valeurs et calculer des nombres. Dans une base de données, vous utiliserez généralement des requêtes SQL SELECT * FROM Customers;pour rechercher et comparer des données. Vous pouvez comparer les données dans une feuille de calcul, mais les bases de données sont beaucoup plus puissantes et beaucoup moins faciles à gâcher.

Une base de données relationnelle ne se contente pas de stocker des données, elle stocke des relations entre ces données, en reliant, par exemple, toutes les chansons de votre collection musicale à des catégories telles que l’artiste, le titre et l’époque. Vous pouvez ensuite utiliser ces relations pour répondre aux questions que vous vous posez. Stocker des données connexes ensemble dans une seule feuille de calcul peut être difficile à manier et inviter des erreurs lorsque vous essayez de les trier et de les comparer, mais avec une base de données, par exemple, vous pouvez facilement filtrer par hits des années 90 avec « bébé » dans le titre sans modifier votre base de données lui-même.

Curseur dans une zone de recherche indiquant "Rechercher une vue"

Une règle empirique de base est qu’une base de données est plus adaptée pour organiser une grande quantité d’informations. Les feuilles de calcul sont les mieux adaptées pour exécuter des calculs. Airtable vous offre le meilleur des deux mondes : une base de données relationnelle aussi facile à utiliser que Google Sheets ou Microsoft Excel.

Les bases de données sont mûres pour l’automatisation. Jetez un œil à ces 3 flux de travail pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre base de données , puis apprenez-en plus sur la façon de connecter Airtable à toutes vos autres applications .

Composants de base d’Airtable

Il existe cinq éléments de base pour une base de données Airtable :

  • Socles

  • les tables

  • Des champs

  • Dossiers

  • Vues

Socles

Les bases sont des bases de données uniques contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour votre projet. Votre base peut s’appeler « Répertoire des employés » ou « Magasin de voitures neuves ». (Le nôtre s’appelle « Calendrier éditorial et ressources ».) Une base contient toutes les données dont vous avez besoin pour un projet. Vous pouvez commencer avec une base vierge et la construire à partir de zéro, mais commencer avec un modèle est un bon moyen de jeter un coup d’œil sous le capot et de vous familiariser avec ce qui est possible. Airtable propose une bibliothèque robuste de modèles pré-remplis avec des exemples de données pertinents que vous pouvez modifier avec les vôtres. Par exemple, il existe des modèles pour un CRM personnel , un suivi de projet et un annuaire des employés .

Pour utiliser un modèle, sélectionnez + Nouvelle base sur la page d’accueil, choisissez un modèle, puis cliquez sur Utiliser le modèle en haut de la page. Le modèle de répertoire des employés est personnalisé pour vous aider à suivre les rôles, les dates de début, les anniversaires, les allergies alimentaires, etc. de toute votre équipe.

Modèle de table à air

Frappez le sol en commençant par un modèle Airtable

les tables

Les tableaux sont utilisés pour contenir une liste de données sur un type particulier d’élément. Chaque base peut avoir un ou plusieurs tableaux, semblables aux feuilles de calcul d’un tableur. Dans la base de l’annuaire des employés, chaque table héberge un type particulier d’informations, comme le nom, la date de naissance et le service.

Tableaux Airtable

Les tableaux contiennent des données sur un type d’élément dans votre base Airtable

Dans notre calendrier éditorial chez Zapier, nous avons des tableaux pour le calendrier éditorial réel, un pour les demandes externes qui arrivent, un qui stocke les noms et e-mails de tous nos pigistes, et environ une demi-douzaine d’autres.

Des champs

Chaque colonne d’une table est appelée un champ. Les champs sont l’équivalent des colonnes de feuille de calcul, bien que les champs soient conçus pour apporter de la cohérence à vos données. Chaque champ a un nom et peut être personnalisé pour contenir une grande variété de contenus, comme des photos, des pièces jointes, des numéros de téléphone, des dates, des cases à cocher, etc.

Champs de la table aérienne

Les champs sont personnalisables et apportent de la cohérence à vos données

Dans notre tableau de calendrier éditorial, nous avons des champs pour la date de publication, l’auteur, la catégorie éditoriale, le statut, le lien vers le brouillon, et bien plus encore.

Dossiers

Les enregistrements sont l’équivalent dans la base de données des lignes et des cellules de la feuille de calcul. Chaque enregistrement est un élément de votre liste. Dans une table d’employés, chaque enregistrement correspond à un employé différent, avec des données dans chaque champ pour détailler son nom, son service, son adresse, etc.

Enregistrements de la table aérienne

Dans une table d’employés, chaque enregistrement est un employé différent

La puissance d’une base de données relationnelle repose sur ses relations. Vos enregistrements dans une table peuvent avoir une relation avec vos enregistrements dans une autre table en ajoutant un lien. Après avoir créé une association entre les tables, vous pouvez l’utiliser pour obtenir des informations de l’autre table. Par exemple, tant que nous sommes dans la table répertoire des employés, nous pouvons lier chaque employé à son service. Cela afficherait le nom du département sur la même carte que l’employé et faciliterait l’extraction d’informations sur ce département à tout moment. Dans notre calendrier éditorial, nous l’utilisons pour extraire les noms d’écrivains d’un tableau dans le calendrier éditorial d’un autre.

Vous pouvez également développer un enregistrement pour voir toutes ses informations en un seul endroit.

Développer l'enregistrement Airtable

Développez un enregistrement pour voir toutes ses informations en un seul endroit

Vues

Bien qu’il puisse être utile d’afficher tous vos enregistrements en même temps, vous pouvez également créer plusieurs vues pour chaque table d’une base. Considérez une vue dans Airtable comme une lentille différente à travers laquelle vous pouvez voir les mêmes données de table sous-jacentes. Ces vues personnalisées peuvent être utiles lorsque vous souhaitez uniquement voir les enregistrements répondant à certains critères, par exemple pour voir tous les employés du service d’ingénierie.

Pensez en dehors de la grille avec des vues visuelles. Vous pouvez créer une vue de calendrier, par exemple, pour voir visuellement les anniversaires des employés. (Nous l’utilisons pour afficher les articles de blog par date de publication.)

Affichage du calendrier Airtable

Basculer vers une vue de calendrier pour voir les enregistrements visuellement

Une vue de galerie représente vos enregistrements sous forme de grandes cartes. Cette vue est particulièrement utile pour mettre en évidence les pièces jointes à vos enregistrements, telles que les portraits d’employés et les rapports de performances.

Vue de la galerie Airtable

La vue Galerie représente les enregistrements sous forme de grandes cartes

Avec la vue Kanban , vous pouvez visualiser vos enregistrements dans un tableau de cartes empilées. Vous pouvez cliquer et faire glisser pour déplacer les cartes entre différentes piles ou les réorganiser au sein d’une pile, un excellent moyen de créer un flux de travail pour vos projets ou de montrer à quelle étape se trouve chaque élément sur lequel vous travaillez.

Vue Airtable Kanban

La vue Kanban affiche vos données sous forme d’étapes dans un flux de travail

Importer du contenu sur Airtable à partir d’autres applications

Vous vous sentez suffisamment en confiance pour créer une base de données Airtable sans modèle ? Utilisez la fonction d’importation pour télécharger vos données de feuille de calcul existantes et les transformer en une base personnalisable. Vous importez également depuis Asana, Trello et même vos contacts ou votre application de calendrier.

Importer des données Airtable

Importez vos données existantes dans Airtable

Une fois que vous avez configuré votre base de données, vous pouvez utiliser Zapier pour envoyer automatiquement des informations à Airtable chaque fois que quelqu’un soumet un formulaire, vous envoie un e-mail ou quoi que ce soit entre les deux. Découvrez ces 3 flux de travail pour vous aider à devenir un expert Airtable .

La magie d’Airtable réside dans sa flexibilité pour s’adapter à tout ce que vous devez organiser, comme vous le souhaitez.

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