Être productif, c’est avoir un système solide en place pour capturer et agir sur toutes ces tâches, idées, rappels et plans que nous avons tous les jours. Semble familier? Je sais que je ne suis pas le seul à avoir l’impression que mon cerveau déborde constamment d’idées incroyables, mais je n’arrive jamais à les mettre toutes en action. C’est un problème fantastique en termes de créativité, mais il peut être difficile de garder une trace de tout et de faire avancer les choses. C’est là qu’avoir un système devient utile — il vous aide à rester organisé, à maîtriser les choses et à vous concentrer sur les actions qui mèneront au succès.

Benjamin Franklin n’a-t-il pas tenu des listes ?
Il y a beaucoup de gens célèbres comme Tim Ferris, Elon Musk et Barack Obama qui préconisent l’utilisation d’outils comme Evernote, Notion, Google Keep et Apple Notes. Mais pour ceux d’entre nous aux prises avec une surcharge d’informations ou un TDAH, la simple gestion de ces applications peut être écrasante.

Formule de liste
de tâches Dans son best-seller de 2016, Formule de liste de tâches , Damon Zahariades vous explique comment créer des listes de tâches qui fonctionnent réellement. Il décompose la formule pour organiser, hiérarchiser et suivre vos tâches afin que vous puissiez enfin vous débarrasser du stress et adopter l’efficacité.

Chaque section du livre se concentre sur un aspect différent de la formule.

• Gardez votre liste de choses à faire courte et douce, afin de ne pas être submergé.
• Priorisez vos tâches afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui est le plus important.
• Mettez en œuvre les pratiques maintenant afin que vous puissiez commencer à voir des résultats immédiatement.

Qu’en est-il de Barack Obama ?
Oui! Barack Obama a parlé de son utilisation des listes comme outil pour gérer sa journée en tant que président des États-Unis. Il utilise des listes pour garder une trace de ses priorités, rester organisé et s’assurer qu’il reste au courant des tâches et responsabilités importantes. Obama a parlé de l’importance d’avoir une liste de tâches claire et organisée, et comment cela l’aide à rester concentré et efficace, même au milieu d’un emploi du temps chargé et d’un travail exigeant. Obama était un utilisateur tristement célèbre de son Blackberry et plus tard de son iPhone. Il a souligné l’importance de prendre le temps de revoir et de mettre à jour régulièrement sa liste, afin de rester au fait des changements dans ses priorités et ses responsabilités.

Mais attendez! N’est-ce pas une histoire d’abandon des Listes ?

Oui! Le succès vient du processus, pas de l’outil. Que vous préfériez utiliser un planificateur / journal sophistiqué ou l’une des nombreuses applications de prise de notes sur votre téléphone, la cohérence et l’action sont ce qui vous assurera le succès.

Commencer:

Capture
Cette première étape peut être difficile pour nous de travailler à distance ou même devant les autres lorsque notre esprit vagabonde. Cela nous oblige à pratiquer l’ écoute active afin de pouvoir résumer et reformuler les informations que nous entendons et voyons. De chaque interaction découlent des tâches dont vous êtes responsable ou dont vous dépendez pour accomplir votre tâche. C’est ici que vous saisirez la tâche et la date d’échéance ou la dépendance, le propriétaire de la tâche et sa date d’engagement de livraison.

• Action principale — écoute active
• Action secondaire — Planifier les travaux

Catégoriser
Voici où vous pouvez segmenter et rationaliser vos tâches. Commencez par séparer le travail et les tâches personnelles. Vous pouvez constater que vous souhaitez segmenter encore plus, peut-être en créant des catégories pour les tâches qui se rapportent à un projet ou à un client particulier. À la maison, vous pouvez avoir des catégories distinctes pour les articles Honey-Do, les articles de fitness, de loisirs ou d’entretien. Le contexte des catégories peut même être divisé davantage – peut-être une catégorie pour les questions lorsque vous êtes au cabinet du médecin, chez votre comptable, etc.

• Action principale — Attribuez une catégorie à chaque tâche
• Action secondaire – Ajouter un contexte, un emplacement, etc.

Révision
Vous trouverez la cadence qui vous convient. Un examen quotidien vous aide à vous préparer à ce à quoi vous devez être prêt. Un examen hebdomadaire vous permet de bloquer des sections de votre calendrier pour le travail approfondi, la forme physique ou les loisirs.

• Action principale — Bilan quotidien (matin ou soir)
• Action secondaire — Examen et planification hebdomadaires

Do
Celui-ci est mon préféré car c’est là que je peux rayer des choses de la liste ou les déplacer dans un dossier Done . Sans cette étape, le reste est une perte de temps. C’est une bonne idée de documenter le temps alloué par rapport au temps requis pour accomplir une tâche. Au fur et à mesure que vous examinez et constatez les écarts, cela peut vous aider à développer de meilleures compétences en estimation du temps et à améliorer votre efficacité dans de nombreux domaines.

• Action principale – Déplacer vers le dossier Terminé
• Action secondaire – Déplacer vers le dossier Someday s’il y a une deuxième partie ou phase

Je suis un utilisateur d’Evernote et je configure mon système de gestion des tâches avec un seul bloc-notes intitulé Do-Done-Did et des pages séparées pour le travail et la maison. Les balises Evernote me permettent de catégoriser divers projets, clients et tâches. Quelle application utilisez-vous ? Ce nouveau Kindle Scribe a l’ air très intéressant !